Implementierung in 7 Schritten
Unser Erfolgsrezept: Gute Vorbereitung und ein systematisches Projektmanagement.
ERFOLG HAT METHODE
Schnell zum ROI ohne Stress
Die Einführung einer Unternehmenssoftware betrifft nicht nur eure IT-Abteilung. Um die neue Software intelligent mit den relevanten Geschäftsprozessen zu verankern, bindet eine Implementierung Manpower in allen Abteilungen und Hierarchieebenen. Am Ende soll ein stabiles System übergeben werden, das die definierten Aufgabenbereiche und Prozesse effizient unterstützt und von euren Anwendern verstanden und gerne genutzt wird. Zusätzlich muss das Projekt möglichst zügig und innerhalb eures Budgetrahmens realisiert werden.
Unser Ziel ist es, dass euer Tagesgeschäft auch während der Implementierungsphase reibungslos weiterläuft. Deshalb greifen wir auf eine bewährte Methodik zurück, die wir in über 30 Jahren und mehr als 1.100 PROAD-Implementierungen entwickelt und weiter verfeinert haben - für maximale Sicherheit und einen schnellen Return-on-Investment.
Agile Implementierung
Ein Leitfaden, aber keine Blaupause!
Vorweg: Unser Modell definiert wichtige Meilensteine im Einführungsablauf und gibt Orientierung bei der Projektplanung. Zwar ähneln sich die Workflows von Dienstleistern, aber jedes Unternehmen und jede Implementierung ist individuell. Wir implementieren deshalb nicht nach einem starren Plan, sondern in agilen Zyklen. So könnt ihr frühzeitig testen, bewerten und Feedback geben. Die Details des Implementierungsablaufs hängen von verschiedenen Faktoren ab:
Kapazität
Wie viele personelle Ressourcen können für die Implementierung freigestellt werden?
Komplexität
Gibt es mehrere Standorte oder werden viele Customizings gewünscht?
Datenqualität
Wie viel Vorarbeit muss in den Stammdaten-Bestand investiert werden?
VOM KICK-OFF ZUM GO LIVE
Die 7 Phasen der PROAD Implementierung
STEP #1
Kickoff-Meeting
Wir besprechen mit eurem Projektteam den geplanten Ablauf und verifizieren die im Auswahlverfahrenen definierten Projektziele und Rahmenbedingungen. Die ersten Aufgaben und Verantwortlichkeiten werden verteilt und wir verabschieden einen Zeit- und Ressourcenplan mit Milestones.
Step #2
Installation
Jetzt legen wir los: Wenn ihr On-Premise arbeiten wollt, installieren wir PROAD entweder auf eurem hauseigenen Server oder bei eurem Provider. Wenn ihr euch für eine SaaS-Lösung entschieden habt, richten wir eure Arbeitsumgebung in unserer Cloud ein.
Step #3
Consulting-Workshop
Jetzt geht es darum, eure Prozesse im PROAD-System abzubilden, vom Anlegen neuer Kunden und Projekte über die Rechnungsstellung bis zu den Reportings für euer Controlling. Bewährt hat sich zum Start in diese wichtige Phase ein Workshop mit unseren Branchen- und Prozess-Experten. Wir geben Tipps, wie sich eure Workarounds nah am Softwarestandard definieren lassen, damit ihr nicht in die "Das haben wir schon immer so gemacht"-Falle lauft.
Step #4
Datenmigration
Egal ob ihr bislang mit einer anderen Agentursoftware gearbeitet habt oder von Excel und Insel-Apps auf PROAD umsteigt: Eure bestehenden Stammdaten müssen importiert werden. Nutzt die Gelegenheit, den Datenbestand von veralteten und fehlerhaften Datensätzen und Dubletten zu bereinigen, so dass nur "saubere", geprüfte Daten übernommen werden!
Step #5
Schulung
Die Prozesse sind definiert und die Daten migriert - jetzt wird es Zeit, eure Anwender mit PROAD vertraut zu machen. Wir empfehlen sowohl aus Gründen der Ressourcen-Schonung als auch der größeren internen Akzeptanz das „Train-the-Trainer"-Konzept, d.h. wir schulen die Key User eurer Fachbereiche und diese übernehmen dann die internen Schulungen der jeweiligen Teams.
Step #6
Go Live
Es ist soweit: Nach einem ausführlichen Testing startet ihr - ausgerüstet mit Checklisten und dem Backup unseres Supports - in den PROAD Live-Betrieb. Es ist ganz normal, dass manche Abläufe anfangs etwas länger dauern, bis alle Anwender routiniert mit dem neuen System arbeiten.
Step #7
Audit
Wir lassen euch auch nach dem Go Live nicht allein, sondern empfehlen ein nachgeschaltetes Audit. Gemeinsam diskutieren wir alle Fragen, Verbesserungsvorschläge und Probleme, die sich während der ersten Wochen des Live-Betriebs ergeben haben. Erfahrungsgemäß gibt es immer Kleinigkeiten, die nachjustiert werden können.
Überrascht, wie einfach sich das anhört?
Individuelle Implementierung
Möchtet ihr genauer wissen, wie die Implementierung in eurem konkreten Fall aussehen könnte? Gerne skizzieren unsere Consultants gemeinsam mit euch den besten Ablauf!
ZUM WEITERLESEN