Modulübersicht

Individuell – branchenspezifisch – skalierbar

Übersicht über alle Komponenten

Basis-Pakete

Wählt aus der Übersicht die Basispakete aus, die euer Team benötigt. Das Basispaket CRM ist immer dabei.

Das erste Basispaket enthält ein komplettes CRM-System zur Verwaltung aller Kontakte, Lieferanten, Kunden, Freelancer, Interessenten und Mitarbeiter.

Kundenhistorien und Wiedervorlagelisten sorgen dafür, dass jede Aktivität mit euren  Kontakten verfolgt werden kann. Alle Kontakte und Firmen können über Profile selbst klassifiziert und mit beliebig vielen Merkmalen versehen werden, um diese dann elegant zu selektieren und automatisch suchen zu können.

Die Grundlage jeder integrierten Gesamtlösung und das Herzstück eurer Datenbank.
Kombinierbar mit jedem anderen Basispaket und allen Zusatzmodulen.

  • Kunde
  • Kontakte des Kunden

Das Basispaket Projektverwaltung & Zeiterfassung enthält zusätzlich zum Basispaket CRM bereits die Anlage und Verwaltung von Projekten über die Vergabe und Verwaltung von Jobnummern und das entsprechende Reporting dazu.

Dazu gehört eine vollständige Zeiterfassung auf Leistungen des Unternehmens nach standard- oder kundenspezifischen Stundensätzen. Alle am Projekt beteiligten Personen werden hier als Jobpartner geführt und sind permanent im Zugriff. Ob dann hier im Standard über einen großen Stundenzettel oder über ein kleines smartes Zeiterfassungs-Widget in der Sidebar erfasst wird, entscheidet jeder User für sich selbst.

Hier können auch externe Freelancer in die Zeiterfassungsmethodik einfach mit eingebunden werden. Eine Stoppuhr-Funktion rundet die Systematik zur Zeiterfassung für alle Beteiligten ab.

  • Jobmaske
  • Zeiterfassung
  • Zeiterfassung aus Aufgabe
  • Wochenzeiterfassung

Das Basispaket Budgetierung & Rechnungswesen erlaubt es, alle operativen Elemente in einer integrierten Gesamtlösung abzubilden. Zusätzlich zum Basispaket CRM und Projektverwaltung und Zeiterfassung enthält es eine komplette Angebots- und Budgetverwaltung sowie eine vollständige Rechnungslegung.

In der Budgetverwaltung werden die Grundlagen sowohl für das Reporting als auch für das Projektmanagement und die Abrechnung gelegt. Das damit verbundene Angebotswesen wird mit einer integrierten Textverarbeitung realisiert, die dem Anwender den maximalen Freiheitsgrad zur Umsetzung seines Corporate Designs erlaubt.

Zusätzlich dazu besteht eine Betriebsbuchhaltung, die alle Fremdkosten in das System integriert und damit für die Abrechnung und das Controlling bereithält - sowohl für projektbezogene als auch für unternehmensbezogene Kosten. Last not least rundet das Unternehmensreporting über Erlöse, Fremdkosten, Income, Personalkosteneinsatz sowie Deckungsbeitrag auf Jobs, Kunden und allen sonst selbst definierbaren Strukturen das Basispaket ab.

Besonderes Highlight ist das Dashboard: Ein spezielles Management-Dashboard stellt Inhabern und Managern grafisch optimal aufbereitete Informationen zur Unternehmenssteuerung auf einen Blick zur Verfügung.

  • Dashboards
  • Ausgangsrechnung
  • ER Rechnungs­prüfung
  • Angebot
  • Job-Planung
  • Job Überblick
  • Management Dashboard
  • Rechnung Positions­liste

Zusatz-Module

Mit den Zusatzmodulen könnt ihr eure Software-Lösung an die individuellen Anforderungen eures Unternehmens anpassen.

Das Modul Projektmanangement umfasst das gesamte Thema Meilensteine, Aufgaben und Termine in der zeitlichen Darstellung über Listen, Excel und Gantt-Diagrammen, die die Abfolge des Projektes visualisieren. Terminanpassungen und -verschiebungen können direkt im Gantt gemacht werden.

Über das Basispaket Budgetierung und Rechnungswesen kann ein automatischer Übergang aus dem Budget in das Gantt geschaffen werden. Multiprojektmanagement im Gantt ist ebenfalls integriert.

  • Todo Übersicht
  • Todo Job
  • Job Gantt-Diagramme

Die Verwaltung und Organisation aller Human Ressources beginnt im Basispaket bei der Anlage und Verwaltung von Mitarbeitern und Benutzerrollen für den Zugang zum System.

Zusätzlich sind für den Mitarbeiter die Hinterlegung von internen Stundensätzen, Skills und Fähigkeiten sowie seine Verfügbarkeit vorgesehen. Verträge und externe sowie interne Dokumente sind hier ebenfalls zur Hinterlegung vorgesehen.

Das Herzstück dabei ist die Ressourcen- und Kapazitätsverwaltung, die in grafischen Übersichten sowohl die freien Ressourcen für die Zukunft als auch bei der direkten Zuordnung von Aufgaben und Terminen über den Aufgabenmanager oder Kalenderansichten aufzeigt und ermöglicht. Da Urlaub und Krankheit ebenfalls eine Rolle in der Kapazitätsplanung spielen, sind diese beiden Aspekte hier ebenfalls berücksichtigt.

  • HR Aufgabenmanager
  • HR Auslastung
  • HR Kalender

Zusätzlich zu den Standards einer projektbezogenen Abrechnung hat der Anwender hier die Möglichkeit, beliebig viele Projekte in einem Angebot oder einer Abrechnung zu konsolidieren. Das wird häufig innerhalb von Rahmenverträgen gewünscht, die über viele Projekte abgewickelt werden und dennoch nur eine Rechnung benötigen.

PROAD verteilt in dieser jobübergreifenden Abrechnung dennoch die Erlöse auf die einzelnen Jobs, die hier zusammengeführt werden. Damit ist trotz allem das Jobcontrolling absolut korrekt.

  • Jobübergreifendes Dokumentwesen

In einer zusätzlichen Erweiterung können hier sogar über vordefinierte Abrechnungsmodalitäten automatisch stichtagsbezogen alle Rechnungen angeboten werden, die automatisiert abzurechnen sind. Gerade für Unternehmen mit periodisierter Abrechnung von Verträgen, Hosting-Leistungen sowie Monatspauschalen ist dieses Tool unentbehrlich.

  • Serienrechnungen
  • Abrechnungs­modalitäten

Dank der selbst definierenden Kriterien im Ticketsystem ist das Modul ideal zum Bugtracking  geeignet. Somit lassen sich hier Arbeitszyklen abbilden, die es klassisch bei Online-Agenturen und IT-Unternehmen gibt. Zusätzlich können Dokumente, Uploads und E-Mails in einem Ticket verarbeitet werden. Das Ticket kann auf Projekten und Kunden verarbeitet werden und landet nach Abarbeitung in der Zeiterfassung und in der Abrechnung.

Last not least erlaubt ein selbstdefinierbares DMS-System innerhalb des Ticketsystems eine vollständige Dokumentation.

  • Ticketsystem
  • Dokumenten Managemet System DMS

Für Unternehmen, die einen signifikanten Anteil an Fremdkosten im Rahmen ihrer Projektgeschäfte bewegen, ist das Modul Bestellwesen wichtig. Anfragen pro Projekt an Zulieferer, die es erlauben, den Angebotsinhalt des Zulieferers zu verwalten, dienen bei der Bestellung der angefragten Leistung als Grundlage zur Auswahl. Sind die Bestellungen ausgelöst, können die eingehenden Fremdrechnungen mit den offenen Bestellungen abgeglichen werden und liefern so ein Bild der noch zu erwartenden Fremdkosten.

  • Übersicht Bestellungen Job
  • Bestellung POS-Liste
  • Bestellung Dokument

Für Unternehmen, die neben dem Rechnungsverkehr auch einen Bargeldverkehr im Alltag abdecken müssen, können hier eine oder auch mehrere Kassen führen. Eine Kasse besteht aus Einzahlungen und projekt- oder unternehmensbezogenen Ausgaben, die in die Kostenrechnung einfließen. Im Ergebnis spiegelt dann das Kassenbuch pro Kasse Einnahmen und Ausgaben im Rahmen einer kleinen Bestandsführung wider.

  • Kassenbuch Auszahlungen
  • Kassenbuch Einzahlungen

Fremdrechnungen können hier im elektronischen Zahlungsverkehr im SEPA-Standard über alle Bankportale bezahlt werden, so dass jederzeit ein Überblick der offenen Posten in der Unternehmenssoftware möglich ist.

Forderungen können in einem mehrstufigen Mahnverfahren bei Kunden geltend gemacht werden, die nicht fristgemäß zahlen. Gleichzeitig werden hier eingehende Zahlungen auf den Konten ausgebucht.

  • Mahnwesen offene Posten
  • Mahnschreiben
  • Eingangsrechnung
  • Zahlungsvorschlag

Aufbauend auf der Verwaltung von Verlagen und Werbeträgerstammdaten definiert hier das Unternehmen für seine Kunden Einschaltungen in den Werbeträgern. Diese können zu selbst definierbaren Kriterien in den Preislisten verwaltet werden – ob Seitenpreise, mm-Preise, Pixelpreise, Sekundenpreise oder Preise nach Anzahl Clicks – der Anwender definiert sich sein Umfeld selbst. Aufträge an Verlage, Erfassung der Verlagsrechnungen sowie Voraus- und Endabrechnungen an den Kunden gehören hier ebenso dazu wie Kosten- und Streupläne.

Das Tool Media-Abwicklung wird nur dann benötigt, wenn ein hohes Mediavolumen im Unternehmen eine Massenverarbeitung nötig macht.

  • Media-Schaltungen
  • Sammelrechnungen
  • Streuplan
  • Kostenplan

Schnittstellen

PROAD bringt alle nötigen Schnittstellen mit, um sich reibungslos in eure Softwarelandschaft einzufügen.

Zusätzlich zum umfangreichen Controlling-Pool verfügt PROAD über ein integriertes Frühwarnsystem, dass automatisch alle Projekte prüft, ob sie sich noch im vorgesehenen, d.h. budgetierten Rahmen bewegen. Die Budgetkontrolle versendet beim Überschreiten von vordefinierten Budgets im Bereich von Eigen-, Fremd- oder Materialleistungen automatisch Warnmails an den Projektmanager sowie an eine frei zu definierende Liste von Teilnehmern.

Zusätzlich können Vorwarnstufen eingesetzt werden, die z.B. nach 80% der Erreichung des Budgets bereits vorwarnen und so ein rechtzeitiges Eingreifen des Projektmanagers ermöglichen.

  • Budget Kontrolle

PROAD managt das Arbeiten mit Aufgaben und Terminen. Um sicherzustellen, dass einmal erfasste Daten an jeder Stelle verfügbar sind, besteht über eine Kalendersynchronisation die Möglichkeit, diese bidirektional mit anderen Systemen abzugleichen.

Unterstützt werden derzeit die gängigsten Systeme wie Exchange, Kerio und CalDav (Baical, DaviCal). Mit PROAD als führendem System ergibt sich dadurch auch die Möglichkeit, Kapazitäten und Ressourcen in PROAD zu sichten und gleichzeitig in der Außenansicht darzustellen (z.B. Smartphones).

Grundlage der Verarbeitung von E-Mails ist die Anlage und Verwaltung der E-Mail-Konten aller Mitarbeiter. Hier können beliebig viele E-Mail-Konten pro Mitarbeiter verwaltet werden.

E-Mails können aus allen Postfächern ausgelesen werden, die mit IMAP ansteuerbar sind. Bei der Zuordnung eingehender E-Mails werden die vorselektierten Postfächer ausgelesen und nach unterschiedlichen Kriterien zugeordnet. Jede E-Mail kann entweder Firmen (Kunde, Interessent, Lieferant), Personen (Kontakte, Mitarbeiter, Freelancer), einem Job, Ticket oder Aufgabe zugeordnet werden. Die so zugeordneten E-Mails lassen sich direkt unter der jeweiligen Rubrik aufrufen und bearbeiten.

Der wesentliche Vorteil liegt auf der Hand: Alle Mitarbeiter erhalten über eine individuelle Rechtevergabe Zugriff auf E-Mails.

Generell gilt: Ihr nennt uns die Finanzbuchhaltungs-Software, die ihr im Unternehmen oder bei eurem Steuerberater im Einsatz habt, und wir sorgen dafür, dass die relevanten Daten aus PROAD in die FiBu-Software exportiert werden. Dieses gilt im Normalfall immer für alle erfassten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege - im Einzelfall gilt das auch für Debitoren und Kreditoren.

PROAD Software verfügt über eine integrierte Outbound-Telefonie-Anbindung an VOIP-Telefonanlagen für die Centrexx-Anlage der Deutschen Telefon Standard AG. Jede weitere Telefonanlage, die über PHP ansteuerbar ist, kann ebenfalls dabei integriert werden.

Darüber lassen sich an jeder Stelle, an der in PROAD eine Telefonnummer hinterlegt ist, über das Telefonsymbol die entsprechenden Kontakte anwählen.

Inbound ist hier bereits in Planung.

  • Telefonie aus Job

Eine REST API-Schnittstelle stellt für Entwickler den Datenaustausch mit anderen Systemen her. Ob es sich um Kontakte und Firmen mit anderen CRM-Systemen handelt oder um Tickets mit anderen Ticketsystemen oder Zeiten mit anderen Zeiterfassungssystemen, ist dabei erst im zweiten Schritt interessant.

Im ersten Schritt stellt die REST API Kontakte und Firmen im Austausch zur Verfügung. Weitere Datensegmente, die ausgetauscht werden, müssen konfiguriert, abgestimmt und umgesetzt werden,da jeder Kunde eigene Bedürfnisse hat.