Warum Projektmanagement in Agenturen wichtig ist

In vielen Agenturen ist Projektmanagement bereits fest im Arbeitsalltag etabliert. Doch gerade kleine Agenturen tun sich häufig schwer mit der Einführung. Dabei kann es den Agenturalltag an vielen Stellen erleichtern und sogar die Kreativität der Mitarbeiter fördern.

Warum wird Projektmanagement in Agenturen oft vernachlässigt?

Projektmanagement ist in den meisten Unternehmen eine Selbstverständlichkeit. Bereits 2012 gaben bei einer Statista-Erhebung drei Viertel der befragten Unternehmen an, Professionals für diesen Bereich zu suchen. Trotzdem merken wir immer wieder, dass besonders Agenturen Projektmanagement oft vernachlässigen. Warum ist das so?

Typische Vorurteile von Agenturen gegenüber Projektmanagement:

  1. "Unsere Projekte sind nicht im Vorfeld planbar."
    Agenturen arbeiten meist projektbasiert und kreativ - und sehen darin einen Widerspruch zu professionellem Projektmanagement. Denn viele Projekte haben individuelle Anforderungen und entwickeln sich agil und flexibel im Laufe des Arbeitsprozesses.

  2. "Zu viel Struktur stört unsere kreativen Arbeitsprozesse."
    Agenturen möchten die schöpferische Kraft ihrer Mitarbeiter nicht durch feste Strukturen und ein starres Projektmanagement einschränken. 

  3. "Projektmanagement bedeutet doppelte Arbeit für unsere Mitarbeiter."
    Der Start mit einem Projektmanagementsystem ist erstmal aufwendig und Agenturen fürchten sich davor, auf lange Sicht durch ineffiziente Strukturen Doppelarbeit leisten zu müssen.
 

So erleichtert professionelles Projektmanagement die Arbeit in Agenturen.

Entgegen der Vorurteile bietet gutes Projektmanagement Unternehmen jedoch Vorteile in vielen Bereichen. Es erleichtert die Planung der Aufgaben, verschafft euch mehr Zeit für Kreativität und steigert die Effizienz der Mitarbeiter.

Planung: Projektmanagement hat viele Facetten und passt sich an eure Projekte an. Es gibt zwei grundlegende methodische Ansätze, die ihr in Betracht ziehen könnt: klassisch und agil. Besonders agile Methoden bieten euch viel Flexibilität für Aufgaben und helfen bei der Planung von Projekten, bei denen ihr den Weg zum Projektziel noch nicht kennt. Mit guten Tools könnt ihr zum Beispiel Fristen und Budgets festlegen, behaltet jederzeit den Überblick über eure To-dos und habt dadurch einen freien Kopf für die inhaltliche Arbeit.

Kreativität: Könnt ihr kreativ werden, wenn Aufgabenmanagement, Meetings und Buchhaltung bereits einen Großteil eurer Arbeitszeit einnehmen? Vermutlich nicht. Aber mit professionellem Projektmanagement schafft ihr mehr Raum für Kreativität, denn die kleinen Alltagsaufgaben können durch Automatisierungen beschleunigt werden. Außerdem bieten viele Softwares tolle Tools für Kreative. PROADs innovative, visuellen Darstellungen zum Beispiel fördern die Inspirationsfindung und geben Mitarbeitern kleine Motivationsschübe im Arbeitsalltag. So erzielen sie die besten Ergebnisse.

Effizienz: Wusstet ihr, dass Mitarbeiter 60% ihrer Zeit mit Arbeit rund um die Arbeit verbringen und nur 26% der Zeit tatsächlich fachlich tätig sind? Zu diesem erschreckenden Ergebnis kam der Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021. Meetings, Wechseln zwischen verschiedenen Apps und Programmen, Planungsaufgaben - all das nimmt oft mehr Zeit ein als uns lieb ist. Darum ist gutes Projektmanagement wichtig: Reporting-Tools visualisieren Fehler in der Projektplanung und zeigen euch Möglichkeiten, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen. Ihr erreicht schneller eure Ziele und macht nicht mehrfach die gleichen Fehler.

 

Das machen Projektmanager in Agenturen.

Agenturen stehen täglich vor der fast unmöglichen Aufgabe, eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte unter einen Hut zu bekommen, eine wachsende Zahl an Kunden zu betreuen und Mitarbeiter mit individuellen Kompetenzen und Fachgebieten zu koordinieren. Hier kommen die Projektmanager ins Spiel. Sie stellen eine Verbindung zwischen Kunde, Projekt und Team her und sorgen dafür, dass der Arbeitsprozess möglichst reibungslos abläuft.

Typische Aufgaben sind zum Beispiel:

  • Steuerung der Projektaufgaben
  • Koordination der Ressourcen
  • Kommunikation mit allen Projektbeteiligten
  • Termin- und Kostenüberwachung
  • Konfliktmanagement
  • Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen im Team und mit Kunden
  • Kontrolle von Projektfortschritten und Meilensteinen
  • Anpassung der Rahmenbedingungen an den aktuellen Stand des Projekts
 

Ausblick: Neue Herausforderungen des Projektmanagements in 2021

Projektmanagement entwickelt sich konstant weiter und passt sich an die Arbeitswelt an - schon seit Jahren. Aber besonders in 2020 hat sich aufgrund der Corona-Pandemie einiges auf dem Arbeitsmarkt verändert. Und das verändert auch die Arbeit in Agenturen: Immer mehr Mitarbeiter bleiben im Home-Office und müssen von Zuhause aus auf alle Projekte zugreifen. Daher läuft Team Collaboration nun nicht mehr im Büro ab, sondern per E-Mail oder Online-Meeting. Diese Veränderung erfordert von Mitarbeitern mehr Selbstorganisation und Agenturen stehen vor drei neuen Hürden:

1- Home-Office ermöglichen
Viele Mitarbeiter wünschen sich nicht nur in der Pandemie, sondern langfristig die Option Home-Office zu nutzen. Ohne strukturierte, etablierte Arbeitsprozesse ist Fernarbeit jedoch schwierig und Mitarbeiter könnten sich allein Zuhause schnell überfordert fühlen. Projektmanagement schafft einen klaren Orientierungsrahmen und lässt trotzdem einen agilen Spielraum für Individualität. So können Agenturen ihren Mitarbeitern guten Gewissens jederzeit Home-Office ermöglichen und trotzdem sicher sein, dass die Arbeit erledigt wird.

2- Team Collaboration stärken
Nicht nur die fachliche Arbeit, auch das Zwischenmenschliche leidet, wenn Mitarbeiter nur noch online oder telefonisch kommunizieren. Beides könnt ihr verbessern, indem ihr Projektmanagement Methoden in euren Teams einführt. Mit einem Kanban-Board könnt ihr zum Beispiel Ideen brainstormen - auch mit Mitarbeitern von Zuhause. Oder ihr nutzt die Scrum Methode des Sprints, um im Team Lösungen zu entwickeln. Außerdem bieten Tools, wie das PROAD-Webkonferenz-Widget die Möglichkeit, auch aus dem Home-Office problemlos zusammenzuarbeiten.

MIT PROAD

Gute Zusammenarbeit im Home-Office

Mit PROAD werdet ihr zum digitalen Projektmanager. Visuelle Tools, wie Gantt-Diagramm und Kanban schaffen Übersichtlichkeit und unsere Team Collaboration Funktionen stärken eure Zusammenarbeit.

3- Mit Unsicherheiten umgehen
Die Pandemie hat zur Folge, dass Unternehmen schlecht im Voraus planen können. Plötzlich sind Mitarbeiter in Quarantäne oder müssen sich parallel um ihre Kinder kümmern, neue Beschränkungen verhindern die Geschäftsreise und auch auf Kundenseite kommt es häufiger zu Änderungen durch die wechselnde Situation. Diese unvorhersehbaren Entwicklungen sind Gift im Projektalltag, denn sie führen zu Last-Minute-Anpassungen. Aber wer Projekte agil managt, kann leichter darauf reagieren und verschafft sich dadurch einen wichtigen Wettbewerbsvorteil.

 

Viele Agenturen profitieren bereits von diesem Vorteil und greifen dabei auf Agentursoftware zurück, um ihre Mitarbeiter beim Projektmanagement zu unterstützen. Gehört ihr bereits dazu?