Projektmanagement 2021: Fit für New Work?

Die Deadline eines wichtigen Projektes rückt näher, zwei Pitches stehen an und der Geschäftsführer benötigt Daten zum Projektcontrolling: Agenturen, IT-Firmen und Consultants beherrschen seit jeher den Spagat, flexibel auf Kundenwünsche einzugehen und dabei gewinnbringend zu arbeiten. Doch Entwicklungen wie VUKA, Digitaliserung und Globalisierung erschweren die Planbarkeit. Darum kommen neue Trends auf den Markt, mit denen Unternehmen sich einen praktischen Wettbewerbsvorteil sichern können.

Die Evolution im Projektmanagement.

Besser, schneller, weiter! Unternehmen müssen heute mehr als nur einen guten Job machen. Wer mit der Konkurrenz mithalten oder sie sogar überholen möchte, muss die Entwicklungen der modernen Arbeitswelt verstehen und darauf reagieren. So ist es auch mit Projektmanagement. Durch Globalisierung und Digitalisierung hat sich die Art zu arbeiten verändert und Projekte sind agiler geworden. Neue Arbeitsweisen rücken in den Fokus und alte Verfahren müssen weichen. Was wir vor uns haben, ist eine moderne, gewandelte Arbeitswelt mit neuen Aufgaben, aber auch mit großen Chancen.

 

Brauchen wir neue Arbeitsformen?

Viele Unternehmen sehen sich durch den Wandel vermehrt auch mit New Work konfrontiert. Das ist ein ganzheitlicher Ansatz, der den Sinn der Arbeit neu definiert.

 

Der Ursprung von New Work.

Der Begriff wurde in den 70er Jahren von dem Sozialphilosoph Frithjof Bergmann geprägt. Es ist im Ursprung eine politische Idee und stellt einen Gegenentwurf zum Kapitalismus dar. Bergmann wünschte sich neue Werte für die moderne Arbeitswelt: Selbstständigkeit, Freiheit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Darauf basiert das Konzept.

 

Was bedeutet New Work für moderne Unternehmen?

Bergmanns Ideen haben große Wellen in der Arbeitswelt geschlagen und immer mehr Unternehmen springen auf den New-Work-Zug auf. Denn Arbeitnehmer wünschen sich häufig bessere Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf und eine sinnstiftende Tätigkeit, die das Gefühl eines ganzheitlich erfolgreichen Lebens vermittelt. New Work bietet hier mehr Möglichkeiten als die altbewährten Routinen. Der Begriff wird heute mehrheitlich als Synonym für fortschrittliches Denken und innovative Arbeitsgestaltung gebraucht: An die Stelle des Büros treten Maßnahmen des dezentralen Arbeitens und New Workspaces, die zeitgemäß und variabel gestaltet werden. Statt hierarchischem Denken setzen moderne Unternehmen auf Eigeninitiative und gleichgestellte Personen. Und statt einer Work-Life-Balance verschmelzen Privat- und Berufsleben immer mehr und man spricht vom sogenannten Work-Life-Blending.

 

Unternehmen durch VUKA in Zugzwang.

“Schön und gut” - könnte so manch ein Unternehmer sagen. “Warum sollten wir das mitmachen? Unsere Mitarbeiter fühlen sich wohl im Büro und akzeptieren die Hierarchien. Wir brauchen keine neuen Arbeitsformen.” Doch diese Sichtweise greift viel zu kurz. New Work ist nicht einfach eine tolle neue Idee, um für mehr Spaß im Beruf zu sorgen. Vielmehr ist es eine Reaktion auf die aktuellen Bedingungen auf dem Markt: Fachkräftemangel, agile Projekte und gestiegene Kundenerwartungen zwingen Unternehmer zum Handeln. Und wer nicht mitzieht, läuft leicht Gefahr von VUKA abgehängt zu werden.

 

Was ist VUKA?

VUKA beschreibt ein Umfeld, das durch Volatilität (volatility), Unsicherheit (uncertainity), Komplexität (complexity) und Ambivalenz (ambiguity) geprägt ist. Ursprünglich stammt die Abkürzung VUKA aus dem amerikanischen Militär und beschreibt die Umstände in Kriegsgebieten; Zustände, die nicht vorhersehbar sind. VUKA dominiert heute viele Lebens-, Gesellschafts- und Unternehmensbereiche und erfordert neue Arten, mit Risiken und Veränderung umzugehen.

  • Volatilität
    Im Zuge der Digitalisierung überholen sich Technologien in kürzester Zeit, Produktlebenszyklen werden kürzer und Wissen muss stets erneuert werden. Im selben Maß nimmt die Kurzfristigkeit im Projektmanagement zu. Projektverantwortliche sind gefordert, den Informationsfluss in Projekten trotz wachsender Geschwindigkeit effizient zu managen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

  • Unsicherheit
    Prognostizierbarkeit war gestern – heute beherrscht eine dynamische, häufig disruptive Entwicklung die Märkte. Nicht nur Unternehmenslenker, sondern auch Projektmanager müssen mit wechselnden Wahrscheinlichkeiten rechnen und Fehler als Teil des Lernprozesses akzeptieren. Die Prüfung – und bei Bedarf Anpassung – von Projektzielen, Prioritäten und Projektplänen in kurzen Zyklen wird unerlässlich.

  • Komplexität
    Die globale Vernetzung und die Abhängigkeiten von Technologien nehmen zu. Immer seltener können Unternehmen auf Erfahrungen aus ähnlichen Projekten zurückgreifen – hochgradige Agilität und die Fähigkeit, neue Sachverhalte schnell zu erschließen und zu bewerten, werden zu wichtigen Kernkompetenzen. Auch Projektmanager müssen aus ihrer Komfortzone kommen, Denkmuster durchbrechen und neue Workarounds wagen.

  • Ambivalenz
    Häufig gibt es nicht mehr „den einen" richtigen Weg und es ist nahezu unmöglich, im Vorfeld die falschen Lösungsansätze auszuschließen. Patentrezepte und Best Practices greifen nicht mehr. Entscheider und Projektmanager sind deshalb gezwungen, parallele Ansätze zu testen und mit Widersprüchen, Sackgassen und Kompromissen zu umzugehen.

 

Was können Unternehmen VUKA entgegensetzen? VUCA!

Die gute Nachricht: Unternehmen können die Zukunft aktiv mitgestalten. Die Lösung heißt VUCA: Vision, Understanding, Clarity und Agility. Ein agiler Führungsstil und mutige Visionen werden belohnt und setzen sich im Wettbewerb gegen andere durch. Konkret bedeutet es, dass Unternehmen mit ihrer Belegschaft Zukunftsbilder entwickeln, die umsetzbar sind und den individuellen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Neben der Vision wollen Arbeitnehmer vor allem verstehen, was an ihrem Unternehmen geschieht. Deshalb sind Understanding (dt. Verständnis) und Clarity (dt. Klarheit) wichtige Aspekte. Entscheider geben Orientierung und legen Prioritäten fest, die Beschäftigten Struktur geben und klare Leitprinzipien schaffen. Als letzter und wichtigster Punkt spielt Agilität eine entscheidende Rolle. Agil zu sein, heißt mit Veränderung umzugehen und Teilhabe an Prozessen zu ermöglichen. Das erfordert ein gutes Change Management, das für viele schwer umzusetzen ist. Wir stellen 5 konkrete Trends im Projektmanagement vor, die euch in der Zukunft helfen können.

 

5 Trends im modernen Projektmanagement.

Kollaboration

Trend: Teams gab es schon immer. Doch zukünftig wird die echte und vor allem interdisziplinäre Kollaboration in selbstorganisierten Teams ein entscheidender Erfolgsfaktor, um Projekte zu bewältigen. Kompetenzsilos in Spezialistenteams sind der neuen Projektdynamik nicht gewachsen – heute geht es um das Teilen von Wissen, maximale Transparenz und einen intensiven Dialog, um die beste Lösung für die jeweilige Aufgabe zu finden.

Herausforderung: Vom einsamen Wolf zum Rudeltier - die Umstellung auf Teamwork fällt nicht jedem leicht. Besonders, wenn die gängigen Hierarchien ausgehebelt werden. Führungskräfte tun sich möglicherweise schwer damit, den Angestellten ein hohes Maß an Autonomie zuzugestehen und die eigene Verantwortung zugunsten des Projekts abzugeben.

Tipps:

#1 Unternehmen profitieren von der kollektiven Intelligenz ihrer Belegschaft. Das macht sich die Projektmanagement Methode Scrum zunutze. Sie pausiert die Hierarchien und weist jedem Teammitglied eine Rolle zu. Dabei ist die Kundenzufriedenheit ein zentraler Aspekt und alle konzentrieren sich darauf. In unserem Blogbeitrag erklären wir, wie die Methode genau funktioniert.

#2 Collaboration Tools ermöglichen die interdisziplinäre Zusammenarbeit auch im Home-Office. Chats und Videokonferenzen erleichtern gemeinsame Projekte und ihr könnt so nicht nur intern, sondern auch mit externen Partnern oder Auftraggebern kommunizieren.

#3 Cloud-Lösungen für ortsunabhängige Zusammenarbeit. Wenn alle von überall Zugriff auf alle Dateien haben sollen, benötigt ihr eine Cloud. PROAD bietet euch den Service in der Software inklusive. Ihr könnt eure Dateien hochladen und verwalten und sichert dort parallel eure Projekte.

 

New-Work-Modelle

Trend: Der Megatrend New Work darf an dieser Stelle nicht fehlen. Immer mehr Menschen suchen nach Jobs mit Sinn und besonders kleine Agenturen und Start-ups machen bereits vor, wie es geht und entwickeln ein neues Verständnis von Berufstätigkeit.

Herausforderung: Große Unternehmen mit festen Strukturen sind weniger anpassbar und Transformationen sind oft ein Wagnis. Außerdem müssen mehr Personen vom Wandel überzeugt werden - das richtige Mindset aufzubauen braucht seine Zeit.

Tipps:

#1 Schafft früh die Rahmenbedingungen für ortsunabhängiges Arbeiten. Remote Work und Home-Office erfreuen sich großer Beliebtheit, deshalb solltet ihr eure Angestellten dafür einrichten. Die frühe Investition zahlt sich aus, denn Arbeitnehmer sind flexibler und die digitale Infrastruktur könnt ihr ebenfalls nutzen, um Fachkräfte und Freiberufler auch im Ausland anzubinden. Das steigert die Attraktivität als Arbeitgeber.

#2 Work-Life-Blending statt Work-Life-Balance. Konkret bedeutet es, dass sich Berufs- und Privatleben immer mehr vermischen und die scharfe Trennung aufgehoben wird. Das Konzept basiert auf Flexibilität und Vertrauen: Wer seinen Angestellten letzteres entgegenbringt, bekommt im Gegenzug Teams, die freiwillig auch mal nach Feierabend Projekte fertigstellen. Ergänzend kann mit Zeiterfassungstools, wie dem von PROAD, gearbeitet werden. Das bietet Teamleitern ein Maß an Kontrolle und hilft bei der Prozessoptimierung.

#3 New Workspaces erzeugen ein angenehmes Arbeitsumfeld und mehr Kreativität. Denn die richtigen Rahmenbedingungen sind wichtig. Wenn Kollegen in Teams zusammenarbeiten sollen, dann braucht ihr genügend Meeting-Räume mit entsprechender Ausstattung. Whiteboards unterstützen zum Beispiel beim Brainstorming auf analogen Kanban-Boards. Bequeme Sitzmöglichkeiten laden dazu ein, sich mal mit Kunden Face-to-Face hinzusetzen und Klartext zu sprechen. Gemeinsam mit den Kollegen könnt ihr Räume schaffen, in denen sich alle wohlfühlen.

 

Führung

Trend: New Work benötigt eine neue Form von Leadership. Neben dem Führen dezentraler Projektteams über Distanz geht es um Projektleiter, die mehr coachen und moderieren als führen und kontrollieren. Projektmanager haben mehr denn je die Aufgabe, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um die kollektive Intelligenz des Teams bestmöglich zu entfalten.

Herausforderung: Projektmanager und Führungspersonen als Coaches bietet Konfliktpotenzial, denn das hierarchische Gefälle verhindert teilweise eine vertrauensvolle Atmosphäre zwischen mit der Führungsebene.

Tipps:

#1 Heterarchie statt Hierarchie. Die extremste Form der Gleichberechtigung. Statt ein Top-Down-Prinzip zu etablieren, können Unternehmen sich dezentral organisieren: Verschiedene, gleichgestellte Thementeams sind selbstbestimmt und treffen auf Grundlage ihrer Erfahrung Bottom-up-Entscheidungen. Da sie am nächsten am Projekt dran sind, können sie auch am besten bestimmen, welche Maßnahmen erfolgversprechend sind.

#2 Leadership 4.0. Ihr braucht digitalaffine Experten, die mit Innovationsgeist Veränderungen vorantreiben. Viele haben bereits geeignete Personen, die mit Weiterbildung zum Digital Leader ausgebaut werden können. Es braucht etwas strategisches Geschick und Mut, um neue Leadership-Ideen zu erproben, aber Unternehmen profitieren davon, denn sie können sich zukunftsfähig aufstellen.

#3 Transformationales Leadership schafft Perspektiven! Transaktionales Leadership war gestern! Klare Regeln, Leitung durch Kontrolle und autoritäre Arbeitsverhältnisse prägen häufig noch den Arbeitsalltag und verhindern dadurch den strukturellen Wandel. Transformationales Leadership hingegen schafft durch Vorbildlichkeit und Vision eine emotionale Bindung zwischen Mensch und Unternehmen und legt Wert auf Persönlichkeit. So kann Veränderung gelingen.

 

Agiles Projektmanagement

Trend: „The Art of Doing Twice the Work in Half the Time" – das Versprechen von Scrum-Papst Jeff Sutherland klingt wie Musik in den Ohren von Agenturen, die ständig vor der Herausforderung knapper Ressourcen und strikter Deadlines stehen. Kein Wunder also, dass immer mehr Dienstleister agile Projektmanagement-Methoden testen.

Herausforderung: Agilität beschreibt eine Unternehmenskultur und ein Mindset. Nur weil Projektmanager Scrum Master oder Product Owner heißen, das Team in Sprints arbeitet und Meetings „Daily" genannt werden, sind nicht ad hoc alle Probleme des traditionellen Projektmanagements gelöst! Oder anders formuliert: Scrum ohne Agilität funktioniert nicht. Umgekehrt können Teams durchaus agil zusammenarbeiten, ohne die Methode einzusetzen.

Tipps:

#1 Visualisieren. Agiles Projektmanagement bedeutet oft auch Fehler zulassen. Denn starre Routinen kann man sich leicht einprägen, wechselnde Projektabläufe hingegen kaum. Darum hilft es, Ideen, Abläufe und Ressourcen zu visualisieren, um einen guten Überblick über das Projekt zu behalten. Kanban-Boards und Gantt-Diagramme sind gängige Mittel der Verbildlichung im Projektmanagement.

#2 Hybrides Projektmanagement nutzen. Mit einer Mischung aus klassischem Projektmanagement und neuen, agilen Maßnahmen erleichtert ihr die Umstellung. Auf unserem Blog haben wir die wichtigsten Methoden zusammengefasst und erklären wie hybrides Projektmanagement funktioniert.

#3 Lasst euch Zeit. Denn Agilität kommt von innen heraus. Das heißt Unternehmen brauchen zunächst ein agiles Mindset und neu definierte Rollen. Beschäftigte sowie Führungspersonen müssen sich an geänderte Bedingungen gewöhnen und gerade in der Umstellung können Fehler passieren. Doch langfristig wird sich der Aufwand lohnen.

 

Unterstützung durch digitale Tools

Trend: Um das Unplanbare planbar zu machen, werden professionelle Projektmanagement-Tools immer wichtiger. Informationen über To-dos, Ressourcen, Deadlines und Budgets müssen in Echtzeit allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen, um sich jederzeit einen aktuellen Überblick verschaffen zu können. Digitale Werkzeuge ermöglichen das Durchspielen variabler Szenarien und erleichtern wichtige strategische Entscheidungen.

Herausforderung: Digitalisierung ist noch nicht überall angekommen. Technische Umstellung, Fragen des Datenschutzes und das Anlernen der Mitarbeiter hindern viele Unternehmen noch am Fortschritt.

Tipps:

#1 Gute Software unterstützt euer Projektmanagement. Ihr müsst das Rad der Digitalisierung nicht neu erfinden. Projektmanagement Softwares, wie die von PROAD, helfen bei der Umsetzung digitaler Strategien. Außerdem könnt ihr über APIs verschiedene Programme einbinden, die ihr bereits nutzt. Lest unseren Anbietervergleich, um den passenden Software Anbieter für euch zu finden.

#2 Mit Reporting und Analysen digitale Prozesse optimieren. "Big Data" ist bereits ein fester Begriff in vielen IT-Unternehmen. Aber auch kleine Betriebe und Agenturen können sich Datenmaterial zunutze machen. Dabei ist nicht die Menge der Datensätze wichtig, sondern wie ihr damit umgeht. Gute Tools helfen euch, Projektstatistiken auszuwerten und zeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

#3 Maschinelles Lernen und KI. Künstliche Intelligenz wird immer besser und vor allem nutzbarer. Sie können Trends erkennen und vorhersagen, Risiken einschätzen und automatisierte Aufgaben übernehmen. Unternehmen, die bereits eine gute digitale Infrastruktur erarbeitet haben, können maschinelles Lernen und KI zu ihrem Vorteil nutzen.

 

Fazit

Die Projektmanagementbranche verändert sich und es herrscht viel Unsicherheit. Modelle wie VUKA beschreiben eine globalisierte und digitalisierte Welt geprägt von Dynamik und unvorhersehbaren Entwicklungen. Unternehmen müssen immer agiler werden, um im Wettbewerb mitzuhalten. Gleichzeitig entwickelt sich eine neue Sicht auf das Berufsleben: New-Work-Formen werden beliebter und auch Team Collaboration und Unternehmensführung befinden sich im Wandel. Agile Maßnahmen und digitale Anwendungen können den Arbeitsalltag erleichtern, stellen Arbeitgeber aber auch vor Herausforderungen.

 

Am Ende liegt es bei euch, ob ihr mit den Trends geht, oder vielleicht sogar selbst neue Trends setzt. Die Software von PROAD liefert euch Reportings, digitale Tools und agile Methoden, um sofort aktiv zu werden und heute noch Veränderung anzugehen. Testet es ganz einfach - mit dem kostenlosen Demo-Zugang.