So findet ihr die passende Projektmanagement Methode.

Damit eure Projekte erfolgreich sind, braucht ihr die richtige Projektmanagement Methode. Doch nicht alle Methoden sind gleich gut geeignet und es gibt leider keine Pauschallösung, die ihr in eurem Unternehmen für jedes Projekt verwenden könnt. Stattdessen müsst ihr die Projekte individuell bewerten und dann die richtige Methode wählen. Wir geben euch einen Überblick über alle Aspekte, die ihr bei der Auswahl beachten müsst und stellen euch 9 verschiedene Methoden vor.

DIE GRUNDLAGEN

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement umfasst alle Aspekte zur Planung, Steuerung, Durchführung und Kontrolle von Projekten. Jedes Projekt stellt dabei individuelle Herausforderungen an das Projektmanagement, die von den Verantwortlichen, meist Projektmanager genannt, berücksichtigt werden müssen. Trotz ihrer Einzigartigkeit, lassen sich die meisten Projekte auf drei Dimensionen reduzieren: Leistung, Zeit und Kosten. Man spricht auch vom magischen Dreieck. Projektmanager müssen es schaffen, Zeit- und Budgetvorgaben einzuhalten und trotzdem das gewünschte Leistungsziel zu erreichen. Dabei können einige Projekte ziemlich komplex sein. Um den Prozess zu erleichtern, gliedert man das Projektmanagement in 5 Phasen.

 

DER ABLAUF

5 Phasen des Projektmanagements.

Initialisierung: Im Rahmen der Projektinitialisierung legt ihr den Grundstein und die Rahmenbedingungen des Vorhabens. Denn zu Beginn eines jeden Projekts muss entschieden werden, ob und unter welchen Bedingungen dieses realisiert werden soll oder kann. 

Planung: In der Projektplanung wird es konkret. Ihr erstellt einen möglichst genauen Ablaufplan zur Erreichung des Projektziels und entscheidet, welche Ressourcen für welchen Bestandteil eures Projekts benötigt werden. Die umsichtige Planung ist dabei maßgeblich für die Zielerreichung und Wirtschaftlichkeit eures Vorhabens.

Ausführung: Jetzt geht es an die Arbeit! Jedes Teammitglied erfüllt seine Aufgaben und setzt den aufgestellten Plan in die Tat um. Der Projektleiter behält die Übersicht und das ganze Team arbeitet gut zusammen. Aber leider läuft nicht immer alles wie am Schnürchen...

Monitoring: Meist kommt irgendwann ein Stolperstein, der selbst den besten Projektmanager zu Fall bringen kann. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Projektleiter ein solides Monitoring betreiben - während des gesamten Projekts. Eine gute Projektmanagement Software kann Sie dabei unterstützen, die Übersicht zu behalten. 

Closure: Wenn alle Schritte des Projekts erledigt und alle Meilensteine erreicht sind, dann fehlt euch nur noch der Abschluss. Das Projekt wird an den Kunden geliefert und ihr besprecht, ob alle KPIs erreicht sind. Dann könnt ihr euch und euren Teammitgliedern auch schon auf die Schulter klopfen!

 

LINEAR ODER AGIL?

2 Ansätze des Projektmanagements.

Doch bevor ihr den Erfolg eures Projekts feiern könnt, steckt ihr viel harte Arbeit hinein. Dennoch ist nicht jedes Projekt erfolgreich. Woran liegt das? Eine Vielzahl von Indikatoren können dafür verantwortlich sein, dass es scheitert. Manchmal waren die Erwartungen einfach zu groß, das Budget zu niedrig oder äußere Umstände haben die Umsetzung behindert. Vielleicht habt ihr aber auch nicht die richtige Projektmanagement Methode gewählt. Denn im Projektmanagement hängt viel davon ab, dass ihr methodisch arbeitet. Doch es ist nicht immer leicht, schon in der Projektinitialisierung die richtige Wahl zu treffen.

Wir helfen euch gerne, die richtige Methode für eure Projekte zu finden. Dazu unterscheiden wir zwei grundlegende Ansätze: Lineares und Agiles Projektmanagement. Zunächst werden wir die beiden Ansätze einzeln vorstellen, die Grundprinzipien darlegen und jeweils drei konkrete Projektmanagement Methoden erörtern, die aus dem jeweiligen Ansatz hervorgehen. 

 

Lineares Projektmanagement.

Das lineare Projektmanagement wird oft auch als "klassischer Ansatz" bezeichnet. Wenn ihr Projekte so angeht, dann arbeitet ihr Schritt für Schritt und hakt nach und nach die einzelnen Aufgaben ab. Erst wenn eine Phase abgeschlossen ist, geht ihr die nächste an. Voraussetzung für die Planung eines linearen Projekts ist ein etablierter Prozess mit einem festen Ablauf. Denn um langfristige und komplexe Projekte sicher vorbereiten zu können, benötigen Projektmanager Einblicke in benötigte Ressourcen und zeitliche Abhängigkeiten einzelner Projektschritte. 

Grundprinzipien:

  • Schritt-für-Schritt-Vorgehen
  • Festes Ablaufschema
  • Keine oder nur wenige Änderungen im Laufe des Projekts 

Wasserfall: Die Wasserfall-Methode baut eine klare Struktur auf, die den Weg für das gesamte Projekt ebnet. Diesem vorgezeichneten Ablauf folgt ihr dann ganz einfach. Ein Gantt-Diagramm veranschaulicht dieses Vorgehen und kann gut in Kombination mit der Wasserfall Methode genutzt werden, um den Überblick über die einzelnen Schritte zu behalten.

 

Gantt-Chart bei PROAD

 

PRINCE2: Die Methode PRINCE2 stammt aus Großbritannien und wurde dort von einer Regierungsabteilung entwickelt. PRINCE steht dabei für "PRojects IN Controlled Environments", also "Projekte in kontrollierter Umgebung". Ein Kernprinzip ist die Anpassbarkeit, das heißt ihr könnt sie auf die Bedürfnisse eures Projekts ausrichten. Außerdem legt PRINCE2 sehr großen Wert auf klare Prozesse; sie sind quasi das Herzstück dieser Projektmanagement Methode und sie orientieren sich an den oben erklärten Phasen des Projektmanagements.

Six Sigma: Diese japanische Methode ist in erster Linie datengetrieben. Die genaue Analyse der Projektabläufe erzeugt eine detaillierte Messbarkeit der Gesamtwertschöpfungskette, durch die Six Sigma sich deutlich von den prozessorientierten Ansätzen abhebt. Der Vorteil von Six Sigma liegt in der Kombination aus Projektmanagement und statistischen Werkzeugen zur Auswertung. Bei der Umsetzung eines Projekts mit Six Sigma orientiert ihr euch an 5 Stufen: Define, Measure, Analyse, Improve und Check. Aufgrund der Komplexität der Methode können nur ausgebildete Fachkräfte, sogenannte Yellow-, Green- oder Blackbelts, Six Sigma durchführen und lehren.

 

Agiles Projektmanagement.

Sowohl lineares als auch agiles Projektmanagement verfolgt immer ein bestimmtes Projektziel. Allerdings löst sich agiles Projektmanagement von der Annahme, dass der Ablauf von Projektstart bis zur Zielerreichung einem fest definierten Pfad folgen kann. Man könnte sagen, agiles Projektmanagement plant mit der Unplanbarkeit des Weges bis zu einem Projektziel. Im agilen Projektmanagement wird dieser Weg daher in Meilensteine unterteilt, die elementar zum Erfolg des Projektes beitragen. Ein Meilenstein steht hier für einen Zyklus, in welchem ein Projektteam durch agile Arbeitsmethoden auf die Umsetzung des nächsten Meilensteins hinarbeitet. Daher wird agiles Projektmanagement oft auch als iteratives Projektmanagement bezeichnet.

Grundprinzipien:

  • Flexibel und dynamisch
  • Kurze Lernschleifen
  • Meilensteine

Scrum: Scrum ist der wohl bekannteste agile Ansatz. Der Ursprung liegt in der Software Entwicklung. Statt Prozesse von Anfang bis Ende durchzuplanen, entstand die Idee zu Sprints: In kurzen, klar strukturierten Arbeitsphasen mit Feedbackschleifen werden Projektergebnisse realisiert. Die Grundidee ist, dass sich das Entwicklerteam in der Zeit wirklich ausschließlich auf den Sprint konzentriert und am Ende eine mögliche Lösung präsentiert und testet. Der Scrum Master hat in der Zeit die Aufgabe des Teamleiters und sorgt dafür, dass alle Regeln eingehalten werden. Alle anderen Teammitglieder sind gleichgestellt und kommen idealerweise aus unterschiedlichen Disziplinen, sodass verschiedene Perspektiven vertreten sind. Den genauen Ablauf von Scrum könnt ihr in unserem Blogbeitrag nachlesen.

Kanban: Kanban ist eine Methode, die einen besonderen Schwerpunkt auf Visualisierung setzt. In der einfachsten Version besteht ein Kanban-Board aus drei Spalten: Nicht begonnen, In Bearbeitung und Erledigt. Das Wort Kanban kommt aus dem Japanischen und bedeutet "Schild", denn die einzelnen Aufgaben oder Projekte werden wie Schilder oder Post-Its auf einem digitalen Board platziert und können dann verschoben werden. Zu Beginn werden alle Arbeitsschritte zur Erreichung des nächsten Meilensteins als virtueller Post-It erstellt und in den Status "Nicht begonnen" abgelegt. Im Rahmen des Projektverlaufs werden diese Post-its dann je nach Status platziert, bis sie schließlich erledigt sind. So sollen Ressourcenengpässe oder Fehlplanungen schneller sichtbar gemacht werden.

 

PROAD Dashboard mit Kanban-Karten

 

Lean Projektmanagement: Lean, also "schlankes" Projektmanagement steht für die Vereinfachung von Prozessen. Um das zu erreichen, vermeidet ihr jegliche Form der Ressourcenverschwendung. Davon definiert die Methode drei Arten:
Muda: Verschwendung durch Prozesse, die keinen Wert schöpfen.
Mura: Verschwendung durch Unausgeglichenheit der Kapazitäten, zum Beispiel wenn Warteschlangen entstehen.
Muri: Verschwendung durch Überlastung von Maschinen oder Menschen.
Wenn ihr euch für Lean Projektmangement entscheidet minimiert ihr also die Risiken, unnötig Zeit, Personal oder Material zu verschwenden und könnt stattdessen das volle Potenzial eurer Ressourcen nutzen. Ein zentraler Aspekt ist, dass ihr immer Perfektion anstrebt und den Kundennutzen stets an erste Stelle stellt. So erreicht ihr dank Lean Projektmanagement optimale Prozesse für euer Projekt.

HOLT EUCH UNTERSTÜTZUNG

Die richtige Software hilft euch bei agilen und linearen Projekten.

Die meisten Projektmanagement Softwares bieten euch beides: lineare Schritt-für-Schritt-Abläufe und flexible, agile Methoden. Dennoch gibt es feine Unterschiede zwischen den Softwares auf dem Markt. Wir haben 15 Anbieter für euch verglichen.

DIE QUAL DER WAHL

Wie findet ihr die richtige Methode für euer Projekt?

Ihr habt bereits einen Überblick über die verschiedenen Methoden. Aber der wichtigste Schritt steht euch noch bevor: Jetzt müsst ihr euch überlegen, welche Methode ihr für euer neues Projekt wählt. Für diese Entscheidung geben wir euch einen kurzen Guide an die Hand. Beachtet die folgenden Kriterien und ihr findet schnell und einfach die passende Projektmanagement Methode.

 

Kriterien für die Methodenwahl.

Vereinfacht gesagt, kann man erfolgreiches Projektmanagement auf 4 Hauptaspekte herunterbrechen: Project, People, Product und Process. Zu jedem dieser vier Ps könnt ihr euch eine Reihe von Fragen stellen, die helfen, alle wichtigen Punkte bei der Methodenwahl zu berücksichtigen. 

Project: Das Projekt ist die Grundlage jeder methodischen Überlegung. Welche Deadlines und welches Budget gibt? Welche Ressourcen werden benötigt? Gibt es bereits einen festen Ablauf, oder wird dieser erst im Laufe des Projekts entwickelt. Als Projektmanager müsst ihr am besten bereits zu Beginn alle Anforderungen kennen und mögliche Probleme früh identifizieren.

People: Euer Projektteam ist natürlich maßgeblich für den Erfolg des Projekts. Ihr solltet euch vorher überlegen wie viele Ressourcen ihr braucht und wer zur Verfügung steht. Benötigt ihr Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und wie viel Zeit sollen und können sie in das Projekt investieren? Außerdem müsst ihr berücksichtigen, mit welchen Projektmanagement Methoden sie vertraut sind. Hinter den Methoden steckt meist eine ganze Arbeitsphilosophie und möglicherweise fühlen sich eure Mitarbeiter mit manchen Methoden unwohl - besonders, wenn Sie nicht ausführlich erklärt wurden.

Product: Es ist wichtig, dass ihr das Produkt, also das Ziel eures Projekts, bei all den Anforderungen nicht aus den Augen verliert. Was erwarten die Stakeholder? Wann ist das Projekt erfolgreich? Und ganz wichtig: Ist jedem Teammitglied der Produktumfang bewusst? Alle müssen genau wissen, welche Erwartungen an das Projekt gestellt werden, damit sie diese erfüllen können.

Process: Eine gute Prozessstrategie hilft allen Beteiligten den roten Faden des Projekts nicht zu verlieren. Zum Prozess gehört auch, dass ihr verschiedene Phasen genau festlegt. Geht es darum, Wissen zu sammeln, oder konkret Hypothesen zu testen? Welche Feedbackschleifen sind notwendig? Können die Phasen gleichzeitig ablaufen, oder bauen sie aufeinander auf? Diese Fragen helfen euch, die richtige Methode für euer Projekt zu wählen. 

Planbarkeit vs. Ungewissheit
Wenn ihr euch mit einem Projekt vertraut macht, werdet ihr ziemlich schnell merken, ob es sich um ein gut planbares Projekt handelt, oder ob ihr mit vielen ungewissen Variablen jongliert. Je ungewisser die einzelnen Aspekte des Projekts, desto eher müsst ihr agil handeln. Agile Methoden können euch hier also gut unterstützen. Wenn ihr aber bereits den genauen Fahrplan kennt und die Risiken von unerwarteten Hindernissen gering einschätzt, dann könnt ihr den Projektplan gut mit klassischen Methoden abbilden.

Projektarbeit vs. Daily Business
Ihr habt dieses große, zeitraubende Projekt und wollt euch voll darauf konzentrieren, aber ständig klingelt das Telefon, das E-Mail-Postfach quillt über und niemand nimmt Rücksicht darauf, dass ihr gerade beschäftigt seid. So geht es sicher nicht nur euch, sondern auch euren Mitarbeitern: Das Tagesgeschäft muss nämlich meist trotz Projekt weiterlaufen. Deshalb ist es wichtig, dass sich eure Projektmanagement Methode gut in euren Arbeitsalltag integrieren lässt. Hybride Projektmanagement Ansätze eignen sich dafür sehr gut.

 

Hybride Projektmanagement Methoden.

Eine neue Projektmanagement Methode in einem Unternehmen einzuführen, birgt viele Schwierigkeiten und ist auch mit Risiken verbunden. Hybride Methoden vereinen verschiedene nützliche Aspekte der Methoden und sind deshalb für viele Teams eine praktische Lösung.

WaterScrum: Was wir eben als zwei gegensätzliche Modelle vorgestellt haben, könnt ihr auch kombinieren. Scrum und Wasserfall müssen sich nämlich nicht widersprechen; ihr könnt Scrum auch in Wasserfall integrieren. Eine Möglichkeit ist es, ein Projekt grundsätzlich nach dem Wasserfallmodell durchzuführen und gleichzeitig Sprints für einzelne Phasen des Projekts zu nutzen. So behaltet ihr die klassische Projektorganisation bei und profitiert gleichzeitig von einer agilen Anwendung.

ScrumBan: Diese Methode erlaubt es Projektmanagern, die passenden Elemente aus Scrum und Kanban auszuwählen und zu kombinieren. Scrum ist in seinem Ursprung eine sehr strikte Methode, die darauf setzt, dass die Projektarbeit überwiegend in Sprints abläuft. Doch nicht in jedem Projekt ist ein Sprint umsetzbar und praktikabel. ScrumBan ist daher oft die bevorzugte Lösung. Statt Sprints können Teams beispielsweise die inkrementelle Board-Methode von Kanban nutzen. Oder den Fortschritt der Sprints auf einem Kanban-Board festhalten. Ihr könnt selbst entscheiden, welche Elemente ihr nutzen möchtet.

Lean Six Sigma: Lean Six Sigma kombiniert die schlanken Prozesse des Lean Management mit dem datengesteuerten Ansatz von Six Sigma. Gemeinsam ermöglichen euch die beiden, Prozesse so zu optimieren, dass sie nahezu fehlerfrei sind. Lean Management reduziert die Ressourcenverschwendung und Six Sigma reduziert Abweichungen vom Mittelwert. So könnt ihr eure Produktivität auf ein Maximum bringen. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten die Ansätze zu kombinieren. Zum Beispiel könnt ihr einzelne Tools aus der Improve-Phase von Six Sigma als Ergänzung zu eurem Lean-Vorgehen nutzen.

 

5 Tipps für das Einführen einer neuen Methode.

  1. Etabliert das richtige Mindset.
    Viele Projektmanagement Methoden sind komplexe Philosophien, die ein Umdenken erfordern. Alte, bewährte Prozesse werden abgeschafft, deshalb braucht es eine gute Eingewöhnung. Bevor ihr also mit der Tür ins Haus fallt, nehmt euch die Zeit, in eurem Team das richtige Mindset für die Methode zu etablieren.
  2. Analysiert eure Prozesse und wählt dann die passende Methode.
    Ihr habt jetzt viele tolle Methoden kennengelernt. Die möchtet ihr gerne ausprobieren - am liebsten gleich beim nächsten Projekt. Aber Vorsicht! Jedes Projekt hat individuelle Anforderungen. Ihr müsst die Prozesse eures Projekts erst genau analysieren, bevor ihr euch für eine Methode entscheiden könnt.
  3. Vergesst nicht die Bedeutung eines guten Aufgabenmanagements.
    Während ihr überlegt, welche Methode sich für euer Projekt eignet, dürft ihr eins nicht vergessen: Eure Teammitglieder müssen damit ihre täglichen Aufgaben managen. Ihr solltet euch daher immer Gedanken machen, wie die Aufgaben organisiert werden sollen - als Wasserfall, als Board, oder vielleicht als Mischform?
  4. Beachtet das Top-Down-Prinzip: Führungskräfte machen es vor.
    Gerade, wenn es darum geht, große Veränderungen im Unternehmen vorzunehmen ist es wichtig, dass Führungskräfte diesen Wandel vorleben. Holt also zuerst die Teamleader mit ins Boot und sorgt für eine gute interne Kommunikation mit den Mitarbeitern.
  5. Definiert klare Ziele und Meilensteine.
    Meilensteine helfen eurem Team, den Projektprozess gut umzusetzen. Außerdem merkt ihr sofort, wenn es in einer Phase zu Problemen kommt. Und das Wichtigste: Meilensteine führen zu kleinen Erfolgserlebnissen und sorgen damit für mehr Motivation im Team.

MEHR FLEXIBILITÄT DANK PROAD

Das richtige Tool für eure Projekte

Eine Projektmanagement Software kann euch helfen, verschiedene Methoden leichter zu implementieren. PROAD bietet euch ein anpassungs- und leistungsfähiges Tool, mit dem ihr lineare und agile Projekte leicht managen könnt.

Unser Fazit

Projektmanagement ist ein komplexer Prozess aus unterschiedlichen Variablen. Aber mit einer guten Vorarbeit findet ihr schnell die richtige Methode für euren täglichen Workflow. Viele Methoden können entweder den linearen oder den agilen Ansätzen zugeordnet werden. Lineare Arbeitsweisen gehen meist Schritt-für-Schritt vor und das Ziel des Projekts steht von Beginn an fest. Beispiele dafür sind die Wasserfall Methodik, PRINCE2 und Six Sigma. Agile Methoden sind schneller anpassbar und ermöglichen mehr Flexibilität in den Projekten. Außerdem könnt ihr leicht auf Änderungen im Projekt reagieren. Darum eignen sich agile Methoden besonders für Projekte, bei denen das finale Produkt zu Beginn noch nicht feststeht und zum Beispiel erst entwickelt werden muss. 

Um die richtige Methode für euch zu finden, solltet ihr immer die 4 Ps berücksichtigen: Project, People, Product und Process. Diese 4 Aspekte sind maßgeblich für den Erfolg oder Misserfolg eures Projekts verantwortlich. Allerdings müsst ihr euch nicht für eine einzige entscheiden: Ihr könnt auch hybride Methoden nutzen, um eure Projekte zu managen. Mit ScrumBan, WaterScrum oder Lean Six Sigma könnt ihr euch einzelne Aspekte heraussuchen und nur das nutzen, was ihr braucht.

Wir wünschen euch viel Erfolg mit eurem nächsten Projekt!