4 Tipps zum digitalen Kassenbuch

Viele Unternehmen müssen täglich mit Bargeld hantieren. Um diese Transaktionen zu überprüfen, verlangt das Finanzamt in bestimmten Fällen die Führung eines Kassenbuches. Was genau das ist, worauf ihr dabei achten müsst und wie eine Kassenbuch Software euren Gewinn steigert, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Mann und Frau sprechen über das digitale Kassenbuch

Was ist ein Kassenbuch?

Definition Kassenbuch

In einem Kassenbuch hält ein Unternehmen alle Ein- und Auszahlungen von Bargeld fest. Es wird vom Finanzamt verlangt, um Steuerhinterziehung zu vermeiden und meist unübersichtliche Bargeldbewegungen zu kontrollieren. Das Kassenbuch wird dabei in Kontoform geführt. Zu Beginn befindet sich also ein bestimmter Betrag an Bargeld in der Geschäftskasse, zu dem alle Einzahlungen dazu addiert werden. Auszahlungen müssen abgezogen werden. Daraus errechnet sich ein Saldo, der immer angibt, wie viel Bargeld sich gerade in der Kasse befindet. Das Ganze muss anhand von Belegen dokumentiert werden.

 

 

Wann wird ein Kassenbuch gebraucht?

Voraussetzungen für ein Kassenbuch

Im ersten Schritt müsst ihr euch fragen, ob ihr überhaupt zu den Unternehmen gehört, die ein Kassenbuch führen müssen. Grundsätzlich gilt: Jedes Unternehmen, das Bareinnahmen hat, muss diese auch aufzeichnen. Allerdings wird dafür nicht immer ein klassisches Kassenbuch gebraucht. Generell sind alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Bilanzierung errechnen, gesetzlich dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Wenn der Gewinn allerdings nur durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird, ist ein Kassenbuch nicht zwingend notwendig. Meist betrifft dies Freiberufler oder kleinere gewerbliche Unternehmen. Trotzdem kann sich auch freiwillig für die Führung eines Kassenbuches entschieden werden. Aber Vorsicht! Ein Kassenbuch unterliegt strengen gesetzlichen Vorschriften, die immer eingehalten werden müssen – auch bei freiwilliger Führung.

 

Was gehört in ein Kassenbuch?

Kassenbuch führen

Ein Kassenbuch ist nur dann gesetzlich korrekt, wenn jeder Eintrag die geforderten Informationen enthält. Deswegen haben wir für euch eine kleine Checkliste vorbereitet, die zeigt, was euer Kassenbuch beinhalten muss:

  • Das Datum des Geschäftsvorfalls
  • Die Belegnummer und der Buchungstext
  • Der Steuersatz
  • Die Einnahme, Ausgabe, Privateinlage oder Privatentnahme
  • Die Umsatzsteuer
  • Der aktuelle Kassenstand

Doch das Kassenbuch muss allerdings noch weitere gesetzliche Vorschriften erfüllen. 

 

Was muss beachtet werden?

Gesetzliche Vorgaben

Es müssen wirklich alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. Das gilt auch für Privateinlagen und -entnahmen sowie Ein- und Auszahlungen bei der Bank. Für nicht vorhandene Zahlungen eine Buchung durchzuführen ist untersagt. Außerdem gehört zu jeder Buchung ein Beleg, der diese beweist. Das Kassenbuch muss zudem kassensturzfähig sein. Das bedeutet, dass der Inhalt der Kasse immer mit dem im Kassenbuch angegebenen Betrag identisch sein muss. Das heißt für euch: Eintragungen im Kassenbuch müssen am selben Tag des Geschäftsvorfalles vorgenommen werden. 

Ein im Kassenbuch eingetragener Geschäftsvorfall darf im Nachhinein nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden. Wenn dennoch Änderungen vorgenommen werden muss dies eindeutig und nachvollziehbar gekennzeichnet werden. Generell sollte das chronologisch nach Tagen geordnet sein. Leerzeilen zwischen den einzelnen Geschäftsvorfällen sind. Auch die Aufbewahrungszeit des Kassenbuches inklusive der Belege ist festgelegt. Sie beträgt mindestens 10 Jahre.

 

Vorsicht!

Wird ein Kassenbuch nicht richtig oder gar nicht geführt kann das Finanzamt Hinzuschätzung von bis zu 10% vornehmen. Hinzuschätzungen sind Strafen in Form von zusätzlichen Steuern. Diese kann das Finanzamt einfordern, wenn es den tatsächlichen Umsatz des Unternehmen höher einschätzt, als den angegebenen Betrag. In besonders schlimmen Fällen kann eine fehlerhafte Führung des Kassenbuches sogar als Steuerhinterziehung ausgelegt werden.

 

Vorteile einer Kassenbuch Software.

Besser: Kassenbuch Software verwenden!

Es gibt bei der Führung eines Kassenbuches also viel, was schiefgehen kann. Mit einer Kassenbuch Software wie PROAD seid ihr auf der sicheren Seite. Sie sorgt ganz automatisch dafür, dass alle Vorgaben des Finanzamtes eingehalten werden. Sie gewährleistet die Änderrungssicherheit und archiviert alle Geschäftsprozesse samt der Belege korrekt und übersichtlich, damit ihr eure Daten immer griffbereit habt. Außerdem werden sämtliche Einträge und Änderungen automatisch protokolliert.

Eine Kassenbuch Software ist aber nicht nur sicherer, sie erleichtert euch auch die tägliche Buchhaltung ungemein. Durch den digitalen Datentransfer könnt ihr euch nämlich ganz leicht mit eurem Steuerberater und dem Finanzamt austauschen. Außerdem können sich wiederholende Prozesse als Vorlagen angelegt und Bestände automatisch berechnet werden. Das minimiert nicht nur Fehler, sondern erspart euch auch eine Menge Zeit, die ihr für die wirklich wichtigen und gewinnbringenden Arbeiten verwenden könnt: Eurem Tagesgeschäft.