Projektmanagement 2020: Fit für VUKA?

Die Deadline eines wichtigen Projektes rückt näher, zwei Pitches stehen an und der Geschäftsführer benötigt Daten zum Projektcontrolling: Agenturen, IT-Firmen und Consultants beherrschen seit jeher den Spagat, flexibel auf Kundenwünsche einzugehen und gleichzeitig gewinnbringend zu arbeiten. Doch Megatrends wie VUKA, Globalisierung und Digitalisierung legen die Messlatte im Projektmanagement deutlich höher.

Was verändert sich durch VUKA?

Noch nie war für Unternehmen die Notwendigkeit so groß, (teils noch unbekannten) Wettbewerbern immer einen Schritt voraus zu sein. Gleichzeitig werden Ressourcen knapper und Informationsmengen größer, langfristige Projektpläne weichen experimentellen Lernprozessen mit unklaren Zielen. Dienstleister, die ihre Kunden bei diesen Herausforderungen unterstützen möchten, müssen die VUKA-Welt verstehen und auch ihr eigenes Projektmanagement an die veränderten Rahmenbedingungen anpassen.

 

VUKA ...

... beschreibt ein Umfeld, das durch Volatilität (volatility), Unsicherheit (uncertainity), Komplexität (complexity) und Ambivalenz (ambiguity) geprägt ist. Ursprünglich kommt die Abkürzung VUKA aus dem amerikanischen Militär und beschreibt die Zustände in Kriegsgebieten - eine Welt, in der nichts vorhersehbar ist. VUKA dominiert heute viele Lebens-, Gesellschafts- und Unternehmensbereiche und erfordert neue Ansätze, mit Risiken und Veränderung umzugehen.

 
  • Volatilität
    Im Zuge der Digitalisierung überholen sich Technologien immer schneller, Produktlebenszyklen werden kürzer und Wissen muss immer schneller erneuert werden. Im selben Maß nimmt die Kurzfristigkeit im Projektmanagement zu. Projektmanager sind gefordert, den Informationsfluss in Projekten trotz wachsender Geschwindigkeit effizient zu managen und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
  • Unsicherheit
    Prognostizierbarkeit war gestern – heute beherrscht eine dynamische, häufig disruptive Entwicklung die Märkte. Nicht nur Unternehmenslenker, sondern auch Projektmanager müssen mit wechselnden Wahrscheinlichkeiten rechnen und Fehler als Teil des Lernprozesses akzeptieren. Die Prüfung – und bei Bedarf Anpassung – von Projektzielen, Prioritäten und Projektplänen in kurzen Zyklen wird unerlässlich.
  • Komplexität
    Die globale Vernetzung und die Abhängigkeiten zwischen Unternehmen und Technologien nehmen zu. Immer seltener können Unternehmen auf Erfahrungen aus ähnlichen Projekten zurückgreifen – hochgradige Agilität und die Fähigkeit, neue Sachverhalte schnell zu erschließen und zu bewerten, werden zu wichtigen Kernkompetenzen. Auch Projektmanager müssen aus ihrer Komfortzone kommen, Denkmuster durchbrechen und neue Workarounds wagen.
  • Ambivalenz
    Häufig gibt es nicht mehr „den einen" richtigen Weg und es ist schwierig bis unmöglich, im Vorfeld die falschen Lösungsansätze auszuschließen. Patentrezepte und Best-Practices greifen nicht mehr. Entscheider und Projektmanager sind deshalb gezwungen, parallele Ansätze zu testen und mit Widersprüchen, Sackgassen und Kompromissen zu arbeiten.
 

Die Evolution im Projektmanagement

Fakt ist: Trends wie Digitalisierung, Globalisierung, Mobilität und New Work führen zu einem VUKA-Umfeld, das auch an der Projektlandschaft nicht spurlos vorübergeht. Projekte, die in Strategiemeetings akribisch durchgeplant und mit großem Elan gestartet wurden, fallen veränderten Prioritäten des Kunden zum Opfer. Viele Dienstleister wie Agenturen und Berater sind deshalb auf der Suche nach einem neuen Organisations- und Führungsverständnis, um die Souveränität im Projektmanagement zurückzugewinnen.

5 Trends im modernen Projektmanagement

  • Kollaboration
    Teams gab es schon immer. Doch in Zukunft wird die echte und vor allem interdisziplinäre Kollaboration in selbstorganisierten Teams ein entscheidender Erfolgsfaktor, um Projekte zu bewältigen. Kompetenzsilos in Spezialistenteams sind der neuen Projektdynamik nicht gewachsen – heute geht es um das Teilen von Wissen, maximale Transparenz und einen intensiven Dialog, um gemeinsam die beste Lösung für die jeweilige Aufgabe zu finden.
  • New-Work-Modelle
    Um die jeweils besten Experten für temporäre Projektteams zusammenzustellen, wird die Zahl verteilt arbeitender, internationaler Teams zunehmen. Die Herausforderung liegt nicht nur in der Etablierung moderner Arbeitsmodelle wie Desk Sharing, Homeoffice und Freelancer-Networks, sondern auch in der neuen Gruppendynamik und technischen Rahmenbedingungen für eine reibungslose, zeit- und ortsunabhängige Kollaboration.
  • Führung
    New Work benötigt eine neue Form von Leadership. Neben dem Führen dezentraler Projektteams über Distanz geht es um Projektleiter, die mehr coachen und moderieren als führen und kontrollieren. Projektmanager haben mehr denn je die Aufgabe, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, um die „kollektive Intelligenz" des Teams bestmöglich zu entfalten.
     
  • Agile Projektmanagement-Methoden
    „The Art of Doing Twice the Work in Half the Time" – das Versprechen von Scrum-Papst Jeff Sutherland klingt wie Musik in den Ohren von Agenturen, die ständig vor der Herausforderung knapper Ressourcen und strikter Deadlines stehen. Kein Wunder also, dass immer mehr Dienstleister agile Projektmanagement-Methoden testen.

    Aber Achtung: Agilität beschreibt eine Unternehmenskultur und ein Mindset. Nur weil Projektmanager Scrum Master oder Product Owner heißen, das Team in Sprints arbeitet und Meetings „Daily" genannt werden, sind nicht adhoc alle Probleme des traditionellen Projektmanagements gelöst! Oder anders formuliert: Scrum ohne Agilität funktioniert nicht. Umgekehrt können Teams durchaus agil arbeiten, ohne Scrum einzusetzen. Sehr beliebt ist in Agenturen beispielsweise Kanban.
  • Unterstützung durch digitale Tools
    Um das Unplanbare planbar zu machen, werden professionelle Projektmanagement-Tools immer wichtiger. Informationen über ToDos, Ressourcen, Deadlines und Budgets müssen in Echtzeit allen Projektbeteiligten zur Verfügung stehen, um sich jederzeit einen aktuellen Überblick verschaffen zu können. Business-Intelligence-Tools ermöglichen das Durchspielen variabler Szenarien und erleichtern wichtige strategische Entscheidungen. Smarte Social-Collaboration-Tools vereinfachen die Kommunikation und das Lernen in verteilten Teams und erzielen deutliche Effizienzsteigerungen und damit Kosteneinsparungen.

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