Fakturierung leicht gemacht: 5 Tipps zur Rechnungsstellung

Sie ist zeitaufwendig und kompliziert: die Fakturierung. Wie sie aber auch ganz einfach sein kann, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Mann und Frau sprechen über Fakturierung

Jedes Unternehmen muss sich früher oder später mit der Fakturierung auseinandersetzen – oft ein langwieriges Unterfangen. Doch das muss nicht sein. Diese 5 Tipps helfen euch dabei die Fakturierung besser zu verstehen und zu optimieren.

 

Was ist Fakturierung?

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie man perfekt fakturiert, muss erstmal geklärt werden, was genau Fakturierung überhaupt ist. Fakturierung kommt von dem lateinischen Begriff "factura", was so viel wie Rechnung bedeutet. Sie umfasst alle Arbeiten der Rechnungserstellung in Bezug auf Waren oder Dienstleister. Dies umfasst beispielsweise auch das Erstellen von Gutschriften, Mahnverfahren oder die Abwicklung von Rabattsystemen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Fakturierung. Man spricht von "Vorfakturierung", wenn der Kunde eine Rechnung erhält, noch bevor die Auftragsbearbeitung abgeschlossen ist. Diese wird oft bei standardmäßigen Warenlieferungen verwendet. Sie hat den Vorteil, dass die Kunden die Rechnung direkt mitgeliefert bekommen und spart Aufwand und Portokosten für das zusätzlichen Versenden der Rechnung.

"Nachfakturierung" ist hingegen, wenn ein Kunde die Rechnung zeitgleich oder erst nach Erhalt der Leistung bekommt. Dies macht vor allem bei komplizierten Aufträgen Sinn, da diese umfangreich geplant werden müssen. Eine Erstellung der Rechnung während oder sogar vor Abschluss des Auftrags ist hier oft unmöglich.

 

Das solltet ihr bei der Fakturierung beachten:

Tipp 1: Form einhalten

Für die richtige Rechnungsstellung gibt es Einiges zu beachten. Eine Rechnung ist nämlich nur dann rechtskräftig, wenn sie die formalen Vorschriften des Handels- und Steuerrechts erfüllt.

 

Das muss auf jeden Fall drauf:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • Alle erbrachten Leistungen / gelieferten Waren mit Nettopreis
  • Leistungsdatum
  • Umsatzsteuerbeträge und Sätze
  • Brutto Rechnungsbetrag
  • Informationen über die Zahlungsbedingungen
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer des Unternehmens

Gegebenenfalls muss die Liste durch einige Punkte ergänzt werden:

  • Hinweise auf Skonti, Boni oder Rabatte
  • Steuerschuld des Leistungsempfängers

 

Bei sogenannten Kleinbetragsrechnung (unter 250 Euro) können die Rechnungsangaben weniger detailliert sein. Hier genügen folgende Informationen:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers
  • Bezeichnungen der erbrachten Leistungen und gelieferten Waren
  • Brutto Rechnungsbetrag
  • Umsatzsteuersatz oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Datum der Rechnungserstellung

 

Unternehmen, die im Handelsregister registriert sind, müssen, je nach Rechtsform, noch weitere Informationen mit aufnehmen:

  • Geschäftsführer
  • Persönlich haftende Gesellschafter
  • Registergericht und Registernummer
  • Rechtsform 

 

Bei unvollständigen oder fehlerhaften Rechnungen kann ein Kunde die Zahlung verweigern. Dies kostet Nerven und Zeit. Wenn ihr also richtig abrechnen wollt – besser diese Liste abhaken.

 

Tipp 2: Richtig stornieren

Wenn sich nun doch mal ein Fehler eingeschlichen hat, habt ihr trotzdem die Möglichkeit, den Fehler zu beheben. Bei unbezahlten Rechnungen, könnt ihr eine Rechnungskorrigierung vornehmen. Dafür reicht es dem Kunden eine korrigierte Version zuzusenden. Diese muss allerdings unmissverständlich mit der fehlerhaften Rechnung in Verbindung gebracht werden können. Dazu sollte auf das Datum und die Rechnungsnummer der alten Rechnung verwiesen werden. Dies ist der einfache Weg, da es hier keiner Stornierung im herkömmlichen Sinne bedarf.
Sollte eine bereits gezahlte Rechnung allerdings fehlerhaft sein, muss diese storniert und komplett neu aufgesetzt werden. Diese braucht eine neue Rechnungsnummer, muss aber auch auf die ursprüngliche Rechnungsnummer sowie das ursprüngliche Datum verweisen. Der Rechnungsbetrag muss außerdem negativ ausgewiesen werden.

 

 

Vorsicht! 

Gutschriften verboten.

Bis vor einigen Jahren war es üblich eine Gutschrift auszustellen, anstatt eine Rechnungskorrigierung vorzunehmen. Es ist wichtig zu wissen, dass dies mittlerweile verboten ist. Generell sollte das Wort "Gutschrift" nicht mehr in Zusammenhang mit einer Rechnungskorrigierung erwähnt werden.

 

Tipp 3: Einfach mal elektronisch abrechnen

Auch elektronisch erstellte Rechnungen können rechtskräftig sein, solange sie ordnungsgemäß aufgesetzt wurden. So können sie beispielsweise per E-Mail verschickt oder auf dem Computer gespeichert werden. Dies spart nicht nur Platz, sondern ist auch noch gut für die Umwelt. Allerdings müssen digitale Rechnungen immer eine elektronische Signatur tragen oder bei der Datenübertragung besonders auf Echtheit geprüft werden.

 

Tipp 4: Fristen kennen 

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung ausstellt, kann es dieser eine Zahlungsfrist hinzufügen. Diese beträgt im Regelfall 10-14 Tage nach Erhalt der Rechnung. Alternativ kann auch ein Datum angegeben werden. Falls keine Frist gesetzt wird, sind gesetzlich 30 Tage vorgesehen, bis die Rechnung bezahlt sein muss. Läuft eine Frist ohne Zahlung ab, kann eine Mahnung ausgesprochen werden. Bei Verzug könnt ihr auch direkt gerichtlich vorgehen, jedoch empfiehlt es sich, den Empfänger erst einmal freundlich an die Zahlung zu erinnern – Der guten Kundenbeziehung zuliebe. So oder so ist der Empfänger dazu verpflichtet finanzielle Schäden, die durch den Verzug entstehen, zu begleichen.

 

Vorsicht!

Rechnungen aufheben!

Rechnungen, die beglichen worden sind, dürfen nicht einfach weggeworfen werden. Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Ein Verstoß kann zu Bußgeld führen.

 

Tipp 5: Mit Software Prozesse erleichtern

Fakturierungsprozesse können schnell überfordern. Deswegen arbeiten viele Unternehmen mit moderner Faktura Software wie PROAD, die ihnen den komplexen Vorgang erleichtern. Mit PROAD könnt ihr übersichtlich alle Angebote und Budgets verwalten. Ihr könnt das gesamte Rechnungswesen automatisieren und gleichzeitig die Daten mit eurem Steuerberater teilen. Das geht durch eine Kompatibilität mit anderer Finanzbuchhaltungssoftware ganz leicht und spart viel Zeit und sehr viel Geld. Tägliche Analysen geben euch außerdem die volle Kontrolle über eure Daten. 

 

Fazit

Die Fakturierung beschreibt also alle Arbeiten rund um die Rechnungserstellung. Je nachdem, was sich für euer Unternehmen besser eignet, könnt ihr eine Rechnung vor oder nach der erbrachten Leistung stellen. Bei komplexeren Aufträgen empfiehlt es sich allerdings immer, die Rechnung erst im Nachhinein zu versenden. In jedem Fall können Rechnungssteller eine Frist zur Zahlung der Rechnung angeben. Wird diese nicht eingehalten ist der Rechnungsempfänger dazu verpflichtet, eventuelle finanzielle Schäden zu zahlen.

Jede Rechnung hat eine im Handels- und Steuerrecht vorgegebene Form, die es einzuhalten gilt. Dabei kann der Betrag, aber auch die Stellung eines Unternehmen, darauf Einfluss haben, welche Informationen auf eine Rechnung gehören. Wer hier nicht weiter weiß, sollte sich im Vorhinein informieren. Fehlerhafte Rechnungen müssen im Notfall storniert und komplett neu aufgesetzt werden. Elektronische Rechnungsstellung ist ebenfalls möglich. Hier gelten die gleichen Vorgaben wie auch analog.

Grundsätzlich ist es gut über die Fakturierung Bescheid zu wissen. Wer sich allerdings viel Zeit und Aufwand ersparen möchte, nutzt eine Software zum Verwalten seiner Daten. Faktura Software automatisiert und organisiert nämlich nicht nur die Fakturierung, sondern sichert sie auch zuverlässig - ganz ohne Papierkram.