Buchhaltung 4.0: So sparen Sie Zeit und Geld!

Rechnungen schreiben, Kassenbuch führen, Reisekostenabrechnungen erstellen und dann noch alle Unterlagen für den Steuerberater vorbereiten: Buchhaltung zählt bei vielen Unternehmern nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen. Wir zeigen euch, wie es mit smarten Online-Buchhaltungstools schneller und einfacher funktioniert.

Glückliche Geschäftsleute im Büro

Warum überhaupt Buchführung?

Auch wenn ihr mit Buchhaltung auf Kriegsfuß steht – eine ordnungsgemäße Buchführung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sozusagen der „Pulsmesser" eures Unternehmens. Denn nur wenn Einnahmen und Ausgaben sauber und zeitnah erfasst werden, lassen sich auf Knopfdruck aktuelle Kennzahlen für das Controlling und wichtige unternehmerische Entscheidungen ermitteln.

Und für die Umsatzsteuervoranmeldung, Gewerbesteuer und die jährliche Gewinnermittlung erwartet das Finanzamt nach §238 Handelsgesetzbuch sowieso Aufzeichnungen nach den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung" (GoB):

„Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen."

Die GoB sind allgemein anerkannte Regeln über die Art und Weise, wie Geschäftsvorfälle zu verzeichnen sind, u.a. nach dem Grundsatz der „Klarheit" und der „Vollständigkeit".

 

Manuelle vs digitale Buchführung

In vielen Unternehmen läuft die Buchführung noch nach dem traditionellen System: Alle Papierbelege werden in einem sogenannten „Pendelordner" abgelegt, der monatlich oder zum Quartalsende vom Steuerberater weiterbearbeitet wird. Im schlimmsten Fall werden sogar digital empfangene Belege ausgedruckt und in Papierform im Pendelordner abgeheftet. Beim Steuerberater wird dann alles digitalisiert und gebucht und anschließend in elektronischer Form in das unternehmenseigene EDV-System übertragen.

Abgesehen von unnötigen Medienbrüchen und dem hohen Personalaufwand leidet die Transparenz enorm: Erst am Ende des Abrechnungszeitraums stehen alle betriebswirtschaftlichen Zahlen für Auswertungen zur Verfügung.

Buchhaltung 4.0 setzt genau an diesen Schwachstellen an und verschlankt die Abläufe durch Digitalisierung und Automatisierung deutlich.

 

Vorteile digitaler Buchhaltung

  • Manuelle Aufwände und damit Personalkosten werden reduziert

  • Vorgegebene Workflows steigern die Effizienz

  • Digitalisierte Buchhaltung senkt die Materialkosten für Papier, Drucker, Ordner und Toner und schont damit gleichzeitig die Umwelt

  • Betriebliche Auswertungen können tagesgenau erstellt werden

  • Die Fehlerquote durch Tippfehler und Zahlendreher bei manuellen Zahlenerfassungen wird gesenkt

  • Alle Daten und Belege sind zentral und revisionssicher gespeichert und stehen beispielsweise bei Steuerprüfungen schnell und einfach zur Verfügung.

Alles was ihr dafür braucht, ist eine moderne Unternehmenssoftware, die die relevanten Vorgänge digitalisiert und smarte Buchhaltungsfeatures mitbringt.

 

Das kann moderne Unternehmenssoftware

  • Rechnungen, Angebote und Mahnungen werden direkt in der Unternehmenssoftware erstellt und gespeichert. Alle Aufwände können mit wenigen Mausklicks aus der Zeit- und Materialerfassung oder der Fremdkostenerfassung in die Abrechnung übernommen werden. Vorlagen, Textbausteine, Schnellerfassungsmasken und Tools für Serienrechnungen, Abschlagszahlungen und projektübergreifende Abrechnungen machen die Rechnungsstellung zum Kinderspiel.

  • Offene-Posten-Listen für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen helfen, alle Verbindlichkeiten und das Mahnwesen im Blick zu behalten.

  • Mit verbindlichen Workflows für die Rechnungsprüfung werden Eingangsrechnungen step by step abgearbeitet – versäumte Skonti oder Mahnungen wegen schleppender Bearbeitung gehören der Vergangenheit an.

  • Als Dienstleister seid ihr häufig zu Kundenterminen unterwegs. Mit einer integrierten Reisekostenabrechnung habt ihr Taxibelege, Tankquittungen, Bahntickets, Hotel- und Restaurant-Rechnungen ruckzuck im Griff.

  • Habt ihr regelmäßig mit Bargeld zu tun? Dann vereinfacht das digitale Kassenbuch die ordnungsgemäße Kassenführung von Einzahlungen und Auszahlungen und ihr vermeidet Ärger bei Betriebsprüfungen.

  • Unerlässlich ist eine Schnittstelle für die FIBU Kopplung mit eurem Steuerberater: Mit nur einem Mausklick exportiert ihr alle in PROAD erfassten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Kassenbelege in eure Finanzbuchhaltung - gängig ist der Export über das DATEV- oder csv-Format.

NEU: Der DATEV-Belegexport

Apropos Schnittstelle: Ab sofort könnt ihr über die PROAD FIBU-Schnittstelle nicht nur eure Buchungsdaten zum Steuerberater übertragen, sondern auch die zugehörigen Belege auf die digitale Plattform „DATEV Unternehmen online" exportieren und dort revisionssicher archivieren. Der smarte digitale DATEV-Belegtransfer ist ein konsequenter Schritt zur papierlosen Buchhaltung. Manueller Pendelordner ade!

 
Workflows DATEV Belegtransfer

Darauf müsst ihr bei Buchhaltung 4.0 achten

Wenn ihr die Vorteile der digitalen Buchführung nutzen wollt, spielt der Datenschutz eine große Rolle – schließlich verlassen sensible Unternehmensdaten den Bereich hinter eurer Firewall. Prüft deshalb genau, dass der Anbieter eurer Unternehmenssoftware DSGVO-konform arbeitet und eure Daten in zertifizierten Rechenzentren liegen.

Auch ganz wichtig: Für digitale Buchführung gelten über die bereits erwähnten GoB hinaus zusätzliche Vorschriften. Die sogenannten GoBD wurden um Regelungen zur Buchführung in elektronischer Form erweitert. Dazu zählt unter anderem:

  • Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und vor allem zeitnah gebucht werden (innerhalb von 10 Tagen).

  • Jeder Beleg muss 10 Jahre in seiner Ursprungsform aufbewahrt werden, also beispielsweise der Rechnungsanhang von E-Mails oder Papierrechnungen (ersatzweise gescannt in einem fälschungssicheren Format).

  • Nachträgliche Manipulationen von Belegen müssen ausgeschlossen werden – Rechnungen im Word-Format erfüllen die GoBD nicht!

Unsere Consultants zeigen euch gerne, wie sich Buchhaltung 4.0 in die Praxis umsetzen lässt!