New Work in der Praxis: 5 Challenges. 5 Lösungen.

In unserem ersten Artikel zu New Work hatten wir die Wünsche der Generation Z unter die Lupe genommen. Aber wie lässt sich Arbeiten 4.0 ganz konkret in die Praxis umsetzen – speziell in Agenturen und bei Dienstleistern? Wir zeigen euch, wie PROAD eure Abläufe fit für die Arbeitswelt der Zukunft macht.

team in webkonferenz

New Work bedeutet weit mehr als ein Kicker im Aufenthaltsraum und eine höhere Quote an Teilzeitarbeitsplätzen. Neue Arbeitsmodelle werden die Art, wie Teams zusammenarbeiten radikal verändern, häufig auch die Art, wie Unternehmen organisiert sind.

New-Work-Projekte sollten deshalb mit intensiven Workshops starten, die den Status Quo kritisch beleuchten und die individuellen Herausforderungen definieren.

Wichtige Fragen sind beispielsweise:

  • Wie zufrieden ist eigentlich unser bestehendes Team mit den aktuellen Arbeitsmodellen?
  • Welche neuen Mitarbeiter/Spezialisten wollen wir künftig gewinnen?
  • Welche Erwartungen bringen diese Mitarbeiter mit?
  • Finden wir unsere „Wunsch-Mitarbeiter" künftig noch direkt am Standort oder werden wir verstärkt dezentral und remote arbeiten?
  • Welche Anforderungen haben unsere Kunden an Erreichbarkeit, persönliche Meetings, feste Ansprechpartner usw.
  • Wie viel Veränderungsbereitschaft trauen wir unseren Kunden zu bzw. fordern wir ein?
  • Brauchen wir für unsere Projekte wechselnde Spezialisten, die uns in Form von Freelancer-Netzwerken unterstützen?
  • Welche Arbeitsmodelle möchten/können wir künftig anbieten?
  • Welchen Einfluss haben diese Veränderungen auf unsere Projektabläufe und das Projektcontrolling?
  • Brauchen wir neue Tools und wenn ja, welche?

Wichtig: Bindet eure Mitarbeiter in diese Überlegungen mit ein, beispielsweise über gemeinsame „Innovation Games" und interdisziplinäre New-Work-Teams.

Auch die Anbieter von Unternehmenssoftware liefern als externe Berater objektive Impulse sowie wertvolle Praxis-Insights aus der Branche. Fragt uns, wir beraten euch gerne rund um Prozessoptimierung, moderne Kollaboration und mobiles Agenturcontrolling!

New Work – erfolgreich von der Theorie in die Praxis

Ihr seht: Was sich in theoretischen Artikeln rund um New Work oft auf die Unternehmenskultur fokussiert, hat in der Praxis sehr viel mit internen Strukturen und Prozessen zu tun. Hier setzt moderne Unternehmenssoftware als Enabler für New Work an.

Klar, Unternehmenssoftware allein schafft noch kein neues Mindset. Aber sie liefert die nötige Infrastruktur, um auch unter den veränderten Rahmenbedingungen effizient und mit Spaß zusammenzuarbeiten.

PROAD bietet für die wichtigsten Herausforderungen von New Work pragmatische Lösungen:

 

Challenge #1: Kapazitätsplanung trotz komplexer Ressourcenpools

Unterschiedlichste Stundenkontingente und Gleitzeitregelungen, Homeoffice-Angebote und dynamische Freelancer-Netzwerke: Es wird für Projektmanager immer schwieriger, die vorhandenen Kapazitäten auf die Projekte zu verteilen.

Hier hilft PROAD mit dem Aufgabenmanager. Das leistungsfähige Tool kombiniert Kapazitätsübersicht und Aufgabenverteilung auf einer gemeinsamen Oberfläche. Per Drag & Drop lassen sich alle Aufgaben verschieben. Clever ist die „Heat-Chart"-Visualisierung: Rot, gelb oder grün - ihr erkennt sofort, ob ein Mitarbeiter freie Kapazitäten hat, ausgelastet oder sogar überlastet ist. Urlaube und Krankheiten werden automatisch berücksichtigt.

 
Screenshot PROAD Aufgabenmanager
 

Challenge #2: Kollaboration in Remote-Konstellationen

Mitarbeiter, die über verschiedene Standorte hinweg an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, benötigen nicht nur maximale Transparenz und Aktualität aller Termine und Aufgaben, sondern auch moderne Möglichkeiten der Kommunikation.

PROAD ist auch im Bereich Kollaboration „New-Work-Ready": Mit Team-Kalendern, gemeinsamen Projektübersichten inklusive Gantt-Charts, Ticketsystemen und individuellen To-Do-Listen ist jedes Teammitglied zu jedem Zeitpunkt up to date.

Direkt in PROAD integriert ist außerdem ein modernes Webkonferenz-Tool. Mit wenigen Mausklicks lassen sich eigene Webkonferenzräume für Teams einrichten, verwalten und aufrufen.

 
Screenshot PROAD Webkonferenz Tool
 

Challenge #3: Virtuelle Agenturführung

New Work stellt auch das Projektcontrolling vor neue Herausforderungen. Auch wenn die einzelnen Mitarbeiter nicht mehr klassisch „nine to five" vor Ort sind, müssen die Daten der Projekte und das Wissen des Teams für das Management zu jeder Zeit greifbar sein.

PROAD ist der zentrale „Daten-Hub" für das mobile Agenturcontrolling. Egal ob im Büro oder von unterwegs: Projektleiter und Geschäftsführung können per Mausklick ein detailliertes Projekt- oder Unternehmensreporting aufrufen. Einnahmen und Ausgaben, Top Kunden oder Eigen- und Fremdkosten – das Management-Dashboard liefert auf einen Blick übersichtlich visualisierte Echtzeitdaten, bis hin zur Liquiditätsplanung und Deckungsbeitragsrechnung.

 
Screenshot PROAD Management Dashboard
 

Challenge #4: Orts- und zeitunabhängige Erfassung von Zeiten und Materialien

Wird das Zeitkontingents von Freelancer X schon knapp? Habt ihr den Gesamtaufwand richtig kalkuliert? Ab wann muss der Projektleiter gegensteuern? Bei Projektteams, die in wechselnden Konstellationen und mit vielen externen Freelancern arbeiten, ist eine zuverlässige Zeit- und Materialerfassung wichtiger denn je. Nur so lassen sich eure Projekte auf Basis fundierter Zahlen planen, steuern und auswerten – und nur so könnt ihr die Projektkalkulation auch unter komplexen Arbeitsbedingungen laufend verbessern.

Weil wir wissen, dass die Zeiterfassung nicht euer Lieblingsthema ist, haben wir bei der Entwicklung unserer Zeiterfassungstools besonders großen Wert auf die Usability gelegt. Quick-Links, Stoppuhr, mobile Apps, Erfassung von Routinetätigkeiten – alles dabei.

Beim Erfassen von Zeiten könnt ihr außerdem direkt im gleichen Dialog dokumentieren, ob und welches Material dafür verbraucht wurde.

Selbstverständlich erfüllt die PROAD-Zeiterfassung auch alle Vorgaben des neuen EuGH-Urteils.

 
Screenshot PROAD Zeiterfassung Widget
 

Challenge #5: Teamspirit auch für verteilte Projektteams

New Work bringt für Unternehmen viele Möglichkeiten und Freiheiten der Arbeitsgestaltung – aber auch neue Herausforderungen im Hinblick auf Teamentwicklung, Teamgeist und Teammotivation. Wenn sich das klassische Büroleben auflöst, verlieren wir den Schreibtischnachbarn, die nette Kollegengruppe beim Mittagessen und die wechselnden persönlichen Gespräche beim Kaffeeholen. Wir arbeiten zwar noch zusammen, sind aber mehr Einzelkämpfer als früher. Und wir wissen weniger über die Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten. Kein technisches Hilfsmittel kann das persönliche Miteinander vollständig ersetzen, aber die neue Lücke so klein wie möglich halten.

Unsere Entwickler haben in den letzten zwei Jahren zahlreiche Social Tools in PROAD integriert, die (nicht nur) in verteilten Teams den Teamspirit stärken: Beispielsweise könnt ihr Kollegen über das Widget „Shoutouts" mit kurzen Nachrichten und spielerischen Icons eine kleine Aufmunterung oder ein großes Lob durchgeben. Das Widget „Interne Mitteilungen" stellt euch außerdem ein digitales „Schwarzes Brett" für die Mitarbeiterkommunikation zur Verfügung. Auch das Kreativ-Dashboard „My BrainHub" intensiviert das Teamgefühl mit Widgets wie dem Team-Barometer.

 
Screenshot PROAD Social Widget Shoutout
 

Alle Tools könnt ihr gerne selbst ausprobieren – euer Testaccount steht in wenigen Minuten bereit!