Zeiterfassung optimieren: Tipps für den erfolgreichen Einsatz

Zeiterfassung nimmt immer mehr an Bedeutung zu. Sie optimiert Prozesse, verhindert fehlerhafte Kalkulationen und organisiert den Arbeitsalltag. Kurz gesagt: Sie ist effektiv. Was genau man mit Zeiterfassung alles erreichen kann und wie man sie richtig einsetzt erfahrt ihr in diesem Artikel.

Blaue Uhr mit Typo

Zeiterfassung optimieren: So funktioniert sie richtig

Damit in einer Agentur effizient gearbeitet und Prozesse optimiert werden können, müssen Arbeitsabläufe zeitlich erfasst werden. Die Zeiterfassung in Unternehmen ist nichts neues, doch aufgrund der neuen Möglichkeiten der Technik gerade in aller Munde. Auch Freelancer profitieren hier von moderner Software. Doch wie genau wird die Zeit erfasst? Wie kann ich Mitarbeiter dafür begeistern? Welche Probleme treten dabei auf?

 

Vorteile der Zeiterfassung in der Agentur

  • Effizienzsteigerung
  • genauere Zeit- und Kostenplanung
  • Entlastung der Mitarbeiter
  • Fairness

Gerade in Kreativ-Agenturen, in denen gemeinsam an großen Projekten gearbeitet wird, kann die Zeiterfassung über eine Software zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz führen. Die Geschäftsführung erhält einen Überblick darüber, wo Zeitfresser existieren und erkennt, an welcher Stelle Ressourcen falsch eingesetzt wurden. Zum Beispiel dauern manche Arbeitsschritte einfach länger als gedacht, weshalb hier eine weitere Arbeitskraft sinnvoll eingesetzt werden kann. Zudem kann durch die Erfassung überprüft werden, warum manche Arbeitsschritte so viel Zeit benötigen. Erst dadurch, dass das Problem bekannt ist, können Maßnahmen eingeleitet werden, um effizient Zeit zu sparen. Das hat nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch vor allem für Mitarbeiter, da sie durch die Diagnose der Probleme langfristig entlastet werden können. Und das ist der Punkt, der gerne von Nutzern der Zeiterfassung übersehen wird. Denn bei der Zeiterfassung soll es nicht darum gehen, Mitarbeiter unter Druck zu setzen. Dadurch wäre das Arbeitsklima negativ beeinträchtigt. Ein authentischer Überblick darüber, wer wie lange am Projekt gearbeitet hat, kann sich auch positiv auf das Arbeitsklima auswirken. Gerade die Mitarbeiter, die viel geleistet haben, fühlen sich fair behandelt. Sie haben nicht mehr das Gefühl, das stille Zugpferd der Agentur zu sein. Für Mitarbeiter, die eher langsam arbeiten, kann die Zeiterfassung ein Trigger sein, um ihren Ehrgeiz anzukurbeln.

 

Vorteile der Zeiterfassung für Freelancer

  • Effizienzsteigerung
  • Genaue Kostenvoranschläge
  • Glaubwürdige Rechnungen

Während Angestellte theoretisch immer dasselbe Gehalt bekommen, egal wie viel sie innerhalb ihrer üblichen 8 Stunden leisten, muss ein Freelancer sich einen effizienten Arbeitsstil aneignen. Er kann es sich nicht erlauben, sich selbst etwas vorzumachen, indem er Zeit in unwichtige Tätigkeiten investiert oder sich immer wieder ablenkt. Im Gegenteil: Er benötigt echte Zeit-Hacks, um effizient zu sein. Dazu gehört das genaue Planen der wichtigsten Aktivitäten des Tages und auch die Erfassung der Zeit. So kontrolliert er sich selbst, wie effizient er gearbeitet hat, kann realistische Kostenvoranschläge verfassen und mit gutem Gewissen Rechnungen stellen. Dank der richtigen Software kann er Kunden genau aufzeigen, wie lange er für welchen Arbeitsschritt benötigt hat, wodurch nicht nur seine Effizienz, sondern auch seine Glaubwürdigkeit steigt.

 

Das Problem der Zeiterfassung bei Mitarbeitern

Dass die Zeiterfassung in einer Agentur immer wieder zur Farce mutiert, liegt daran, dass Mitarbeiter Menschen und keine Maschinen sind. Selbst wenn ein Teil der Mitarbeiter gewissenhaft seine Zeiten notiert und in die Software einträgt, gibt es manche, die ihre Zeit im Nachhinein schätzen und andere, die ihre Zeiten erst eintragen, wenn sie dazu aufgefordert werden. Das Resultat: Die erfasste Zeit hat nicht mehr viel mit der Realität zu tun. Dazu kommt, dass Mitarbeiter direkt oder indirekt dazu angehalten sind, 8 Stunden am Tag zu leisten. So wird versucht, genau diesen Zeitraum mit Tätigkeiten zu füllen, was einer effizienten, projektbezogenen Arbeit eher im Wege steht.

Wie bereits erwähnt, sind Mitarbeiter eben Menschen. Das bedeutet auch, dass sie dazu tendieren, möglichst ökonomisch zu handeln – bezogen auf die eigene Person. Das heißt: Möglichst wenig Einsatz bei möglichst hohem Ertrag. Zeiten zu erfassen kostet Energie und bringt dabei dem Einzelnen vermeidlich keine Vorteile. Wieso sollte er also motiviert sein, die Zeit genau zu erfassen? Denn die Vorteile von Zeiterfassung sind vielen Mitarbeitern gar nicht erst bewusst. Was kann man also machen, um das schlechte Image der Zeiterfassung zu revolutionieren?

 

Zeiterfassung: Tipps, um Mitarbeiter zu motivieren

Damit man die Zeiterfassung tendenziell nicht mehr als etwas Negatives ansieht, wie zum Beispiel als Kontrolle oder um Mitarbeitern mehr Arbeit aufzuhalsen, gibt es drei Methoden, mit denen Mitarbeiter die Zeiterfassung als sinnvoll ansehen. Und daraufhin auch nutzen.

 

3 Methoden, um Mitarbeiter für die Zeiterfassung zu motivieren

1. Aufklärung über den Nutzen der Zeiterfassung

2. Teilhabe an den Vorteilen der Zeiterfassung

3. Eine professionelle Zeiterfassung-Software

 

Mitarbeiter fühlen sich in einem Unternehmen wohl, wenn sie Teil einer Vision sind und nicht nur auf Kommando springen. Es macht also Sinn, ihnen zu erklären, warum die Zeiterfassung im Unternehmen dieses voranbringt. Wenn sie verstehen, dass die Erfassung dazu dient, Zeit zu sparen, Arbeitsschritte zu optimieren, Mitarbeiter zu entlasten und am Ende auch mehr Umsatz zu generieren, empfinden sie diese als sinnvoll und können sie besser annehmen.

Doch was nützt es ihnen, wenn das Unternehmen mehr Umsatz erzielt? Es nützt ihnen dann etwas, wenn sie dafür belohnt werden. Eine Belohnung könnte zum Beispiel in Form von Urlaubstagen oder einem Bonus daherkommen und Zeiterfassung einen ganz anderen Blickwinkel geben.

Zudem sollte die Erfassung den Mitarbeitern möglichst leicht gemacht werden. Am besten, sie müssen sich kaum mit dieser befassen. Doch um die perfekte Lösung zu finden, schauen wir uns zunächst mal einige mögliche Lösungen an.

 

Auf welche Arten kann die Zeit erfasst werden?

Eines ist klar: Das Zeitalter der Stempeluhren und Tabellen auf Papier ist vorbei. Auf solche Optionen soll hier nicht weiter eingegangen werden. Es existieren heutzutage Maßnahmen, die genauer und einfacher sind.

 

Zeiterfassung mit der physischen Stoppuhr

Nicht falsch verstehen. Hier geht es nicht um eine Stoppuhr, wie wir sie aus dem Sport kennen. Es existieren Stoppuhren in den verschiedensten Designs, die auf dem Bürotisch platziert werden können. Der Vorteil ist hier, dass durch die physische Anwesenheit der Stoppuhr Mitarbeiter an das Erfassen erinnert werden. Jedoch ist auch klar, dass so eine Stoppuhr mit einer Software auf dem PC verbunden sein muss, um einen sinnvollen Dienst zu erweisen.

  

Das bedeutet: Die Stoppuhr ist eher ein Nice-to-have. Die Software für die Zeiterfassung ist Pflicht.

 

Zeiterfassung mit der Software

Doch was kann so eine Software und welche ist die am besten geeignetste? Grundsätzlich bietet eine professionelle Software einfache Bedienung, eine Statistik für die Unternehmensführung und individuelle Anpassungsmöglichkeiten. So können zum Beispiel gewissen Mitarbeitern bestimmte Rechte zugeführt werden. Zudem bietet sie die Möglichkeit, dass die Arbeitszeit live oder im Nachhinein manuell erfasst wird. Durch einen hohen Grad an Automatisierung und eine einfache Bedienung kann sie bei der Zeiterfassung Zeit sparen. Einige Software wie zum Beispiel die Agentursoftware PROAD (LINK) ermöglicht sogar noch weitere Funktionen, zum Beispiel die Verwaltung von Urlaub, Stundenabrechnung oder abwechslungsreiche Widgets wie eigene Webkonferenzdienste, Trink-Reminder und individualisierbare Dashboards. Welche Software am besten zu einem passt, sollte einfach ausprobiert werden. Eine kostenlose Demoversion hilft dabei schon viel, man kann sich die Software einrichten, ohne seine Daten zu verlieren, wenn man sich nach den Testwochen dazu entscheidet die Software in das Unternehmen zu implementieren.

 

PROAD ist durch verschiedene Module individuell konfigurierbar. Einfach einrichten, ausprobieren und alles auf einen Blick haben.

 

 

Ein Angestellter für die Zeiterfassung

Diese Option ist in deutschen Agenturen weniger häufig anzutreffen. Es gibt theoretisch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter einzustellen, dessen Job darin besteht, die Zeiten aller zu erfassen. Das bringt die Vorteile, dass die Statistik nicht unter der Nachlässigkeit Einzelner leidet und sich die restlichen Mitarbeiter nicht um die Erfassung kümmern müssen. Für diesen Job sind jedoch besonders ausgeprägte Social Skills notwendig, um bei den Kollegen nicht in Ungnade zu fallen. Zudem ist diese Art der Zeiterfassung nicht gerade günstig.

 

Zeiterfassung auf einen Blick

Die Zeiterfassung kann dazu führen, dass Ressourcen besser genutzt werden, Zeit gespart wird und Umsätze steigen. Das gilt für Unternehmen genauso wie für Freelancer. Die derzeit beste Methode der Zeiterfassung erfolgt über eine professionelle Software und daran wird sich in naher Zukunft auch nichts ändern. Es ist zu erwarten, dass die Softwares mit den Jahren immer automatisierter und benutzerfreundlicher werden. Welche Software die richtige ist, muss nach individuellen Bedürfnissen entschieden werden. Am besten ist deshalb eine Software die passend wie ein Maßanzug auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist.

 

Passend wie ein Maßanzug? Schneidere dir deine Software so, wie sie deinem Unternehmen am besten passt.