Zeiterfassungspflicht: Das muss 2020 beachtet werden

Seitdem der EuGH im letzten Jahr die Zeiterfassungspflicht eingeführt hat, stellen sich Unternehmen die Frage, wie sie diese Richtlinie gesetzeskonform umsetzen können. Welche Vorteile die Zeiterfassung für euer Unternehmen haben kann und wie ihr sie ganz einfach umsetzen könnt, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Gruppe von Menschen, die die Hände zusammenstrecken

Was ist Zeiterfassung?

Definition Arbeitszeiterfassung

Bei der Arbeitszeiterfassung wird gemessen, wie lange ein Mitarbeiter an bestimmten Projekten oder Aufgaben arbeitet. Manchmal wird auch nur Beginn und Ende der Arbeitszeit festgehalten. So können die Anwesenheitszeiten der Mitarbeiter gespeichert und die Personaleinsatzplanung optimiert werden.

 

Vorteile der Zeiterfassung

Die Erfassung von Arbeitszeiten birgt Vorteile, die nicht nur großen Unternehmen und Agenturen zugute kommen. Auch für Freelancer lohnt sie sich. Neben der besseren Kontrolle und Einsicht in die Produktivität, ist Zeiterfassung auch für viele weitere Abläufe von Nutzen.

 

Vorteile der Arbeitszeiterfassung für Agenturen 

  • Effizienzsteigerung
  • Genauere Zeit- und Kostenplanung
  • Entlastung der Mitarbeiter
  • Fairness

Gerade in Kreativ-Agenturen, in denen oft gemeinsam an großen Projekten gearbeitet wird, kann die Personalzeiterfassung dazu genutzt werden, die Effizienz erheblich zu steigern. Die Geschäftsführung erhält einen Überblick darüber, wo Zeitfresser existieren und erkennt, an welcher Stelle Ressourcen falsch eingesetzt wurden. Zum Beispiel dauern manche Arbeitsschritte einfach länger als gedacht, weshalb hier eine weitere Arbeitskraft sinnvoll wäre. Außerdem kann durch die Erfassung überprüft werden, warum manche Arbeitsschritte so viel Zeit benötigen. Erst dadurch, dass das Problem bekannt ist, können zeitsparende Maßnahmen eingeleitet werden. Das hat nicht nur Vorteile für das Unternehmen, sondern auch für die Mitarbeiter, da sie durch die Diagnose der Probleme langfristig entlastet werden können. Denn bei der Zeiterfassung soll es nicht darum gehen, Arbeitnehmende unter Druck zu setzen. Viel mehr kann sich ein authentischer Überblick darüber, wer wie lange am Projekt gearbeitet hat, auch positiv auf das Arbeitsklima auswirken. Gerade die Mitarbeiter, die viel geleistet haben, fühlen sich dadurch fair behandelt.

 

Vorteile der Arbeitszeiterfassung für Freelancer 

  • Effizienzsteigerung
  • Genaue Kostenvoranschläge
  • Glaubwürdige Rechnungen

Während Angestellte theoretisch immer dasselbe Gehalt bekommen, egal wie viel sie innerhalb ihrer üblichen 8 Stunden leisten, muss ein Freelancer sich einen effizienten Arbeitsstil aneignen. Er kann es sich nicht erlauben Zeit in unwichtige Tätigkeiten zu investieren oder sich immer wieder abzulenken. Im Gegenteil: Er benötigt echte Zeit-Hacks, um effizient zu arbeiten. Dazu gehört das genaue Planen der wichtigsten Aktivitäten des Tages und auch die Erfassung der Zeit. So kontrolliert er sich selbst und wie effizient er gearbeitet hat. Er kann realistische Kostenvoranschläge verfassen und mit gutem Gewissen Rechnungen stellen. Dank der richtigen Software kann er Kunden genau aufzeigen, wie lange er für welchen Arbeitsschritt benötigt hat, wodurch nicht nur seine Effizienz, sondern auch seine Glaubwürdigkeit steigt.

 

EuGH Urteil: Darum soll die Zeiterfassung sogar gesetzlich vorgeschrieben werden!

Die Zeiterfassung soll laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14.05.19 verpflichtend sein. Damals klagte ein spanischer Arbeitnehmer, unterstützt von seiner Gewerkschaft, die Einhaltung der Arbeitszeiten bei einer spanischen Niederlassung der Deutschen Bank ein. Der EuGH entschied im Sinne des Arbeitnehmers und setzte fest, dass ein System zur Erfassung der tatsächlich geleisteten täglichen Arbeitszeit unabdingbar zur Durchsetzung des "Grundrechts eines jeden Arbeitnehmers auf eine Begrenzung der Höchstarbeitszeit und auf tägliche und wöchentliche Ruhezeiten" (Grundrechtecharta der EU) sei. Diese EU-Richtlinie richtet sich dabei nicht direkt an die Arbeitgeber, sondern an die EU-Mitgliedstaaten, welche die Richtlinie in nationales Recht umwandeln sollen.

 

Was bedeutet die neue Zeiterfassungspflicht?

Bisher schrieb das deutsche Arbeitszeitgesetz vor, dass nur Überstunden dokumentiert werden müssen, die die maximale Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag überschreiten. Nach dem EuGH-Urteil soll künftig aber die gesamte Arbeitszeit akribisch erfasst werden und zwar unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs gearbeitet wird. Das ist laut dem EuGH notwendig, um wirklich gewährleisten zu können, dass die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeit nicht überschritten wird. Außerdem sei es wichtig, dass die täglich und wöchentlich vorgeschriebenen Ruhephasen eingehalten werden, da immer mehr Arbeitnehmer heutzutage bis spät Abends und am Wochenende weiterarbeiten. Das Gericht hat den Mitgliedstaaten dabei einen Spielraum zur konkreten Ausgestaltung des Systems zur Arbeitszeiterfassung eingeräumt und ermöglicht so die verschiedenen Tätigkeitsbereiche und Größe der Unternehmen zu berücksichtigen.

 

3 gesetzliche Vorgaben

Die Arbeitszeiterfassungspflicht muss dabei allerdings durch ein System erfolgen, dass diesen 3 Grundsätzen gerecht wird: Objektivität, Verlässlichkeit, Zugänglichkeit.

  • Objektivität: Es muss eindeutig geregelt sein, wann die Arbeitszeit beginnt und wann sie aufhört. Das stellt bei vielen Tätigkeiten eine komplexe Frage dar, denn es geht um die grundsätzliche Definition von Arbeit. Relativ einfach ist es noch mit dem Checken und Beantworten der Mails Abends zu Hause vom Tablet aus: Ja, das muss nach Ansicht von Arbeitsrechtlern künftig dokumentiert werden. Aber fällt auch Netzwerken bei einem gemeinsamen Bier unter Arbeitszeit? Und wie viele Stunden soll beispielsweise ein Kreativer aufschreiben, der beim Joggen einen Geistesblitz für die neue Kampagne hat?
  • Verlässlichkeit: Die Daten müssen korrekt erfasst werden, auf aktuellem Stand sein und vor Manipulationen und nachträglichen Änderungen geschützt werden.
  • Zugänglichkeit: Das System muss unkompliziert einsehbar sein, beispielsweise für die Überprüfung durch Betriebsräte oder Behörden.

 

 

Was passiert bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Die Kontrolle des Arbeitszeitgesetzes erfolgt durch die Arbeitsschutzbehörden erfahrungsgemäß stichprobenartig. Bei Verstößen werden Bußgelder wegen einer Ordnungswidrigkeit verhängt, in besonders schweren Fällen können Verstöße aber auch wie Straftaten geahndet werden.

 

 

Befürchtungen der Arbeitgeber

Das Grundsatzurteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) stößt auf geteiltes Echo: Während sich Arbeitnehmer und Gewerkschaften mehr Arbeitsgesundheit und gerechtere Bezahlung erhoffen, fürchten Arbeitgeber deutlichen bürokratischen Mehraufwand und sehen die Chancen von „New Work" gefährdet. In produzierenden Branchen sind Stech- oder Stempeluhren und elektronische Zeiterfassungssysteme bereits heute gang und gäbe, d.h. hier muss voraussichtlich wenig nachgebessert werden. Anders sieht es in Dienstleistungsbranchen aus: Agenturen, Redaktionen, Consultants oder IT-Unternehmen arbeiten häufig mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und auf Basis von Vertrauensarbeitszeit.

Bereits heute gilt auch bei Vertrauensarbeitszeit eine Dokumentationspflicht für Überstunden, was in vielen Betrieben aber eher locker gehandhabt wird. Im Grunde bedeutet „Vertrauensarbeitszeit" lediglich, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht an den Arbeitnehmer delegiert – künftig dann eben für ALLE geleistete Stunden und nicht nur für die Überstunden. Viele Arbeitsrechtler sehen deshalb in der EU-Richtlinie nicht zwingend ein Ende vertrauensvoller und flexibler Arbeitszeitvereinbarungen. Aber: Die neue EU-Richtlinie nimmt den Arbeitgeber wieder stärker in die Pflicht, die exakte Dokumentation nicht nur durch ein entsprechendes System zu ermöglichen, sondern auch einzufordern und eine Überschreitung gesetzlich zulässiger Arbeitszeiten zu unterbinden.

Die Befürchtung der Arbeitgeber: Die systematische Dokumentation aller Arbeitszeiten wird nicht nur das tatsächliche Volumen der Überstunden deutlicher offenlegen, sondern auch die Umgehung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhefristen. Beispielsweise müssen zwischen zwei Arbeitstagen elf Stunden ununterbrochene Ruhe liegen. Wird diese Zeitspanne durch das Bearbeiten von geschäftlichen Mails abends im Homeoffice unterbrochen oder nicht? Hier sind noch viele Detailfragen zu klären, die aber nicht erst durch die neue EU-Richtlinie entstanden sind, sondern nun lediglich transparenter gemacht und strikter kontrolliert werden.

In den letzten Wochen hatten sich einige Verbände der Marketing- und Kommunikationsbranche in der Presse zur EU-Richtlinie geäußert: „Der im deutschen Arbeitsrecht immer noch vorgeschriebeneAcht-Stunden-Tagplus obligatorischer Ruhepausen ist mit den Arbeitsbedingungen in Unternehmen wie Agenturen und Beratungen längst nicht mehr vereinbar", kommentierte beispielsweise GWA-Geschäftsführer Ralf Nöcker. "Wohlgemerkt: Hier geht es nicht um Arbeitsmenge, sondern um Verteilung. Arbeit verteilt sich einfach heute in vielen Branchen nicht mehr linear auf Stunden, sondern fällt unregelmäßig an. Das muss die Gesetzgebung abbilden."

 

Auf welche Arten kann die Zeit erfasst werden?

Wenn die Personalzeiterfassung zur Pflicht wird, stellt sich natürlich die Frage, wie man sie am besten umsetzen kann. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten. Entscheidet selbst, welche der vorgestellten Methoden sich am leichtesten in euren Arbeitsalltag integrieren lässt.


Zeiterfassung mit der physischen Stoppuhr

Nicht falsch verstehen. Hier geht es nicht um eine Stoppuhr, wie wir sie aus dem Sport kennen. Es existieren Stoppuhren in den verschiedensten Designs, die auf dem Bürotisch platziert werden können. Der Vorteil ist hier, dass durch die physische Anwesenheit der Stoppuhr Mitarbeiter an das Erfassen erinnert werden. Jedoch ist auch klar, dass so eine Stoppuhr mit einer Software auf dem PC verbunden sein muss, um einen sinnvollen Dienst zu erweisen. Das bedeutet: Die Stoppuhr ist eher ein Nice-to-have. Die Software für die Zeiterfassung ist Pflicht.

 

Ein Angestellter für die Zeiterfassung

Diese Option ist in deutschen Agenturen weniger häufig anzutreffen. Es gibt theoretisch die Möglichkeit, einen Mitarbeiter einzustellen, dessen Job darin besteht, die Zeiten aller zu erfassen. Das bringt die Vorteile, dass die Statistik nicht unter der Nachlässigkeit Einzelner leidet und sich die restlichen Arbeitnehmenden nicht um die Erfassung kümmern müssen. Für diesen Job sind jedoch besonders ausgeprägte Social Skills notwendig, um bei den Kollegen nicht in Ungnade zu fallen. Zudem ist diese Art der Zeiterfassung nicht gerade günstig.

 

Besser: PROAD

Automatische Zeiterfassung per Software

Mit PROAD seid ihr immer auf der sicheren Seite und bereits jetzt für die neuen gesetzlichen Vorschriften gerüstet. Die smarten Zeiterfassungs-Features sind in alle Arbeitsabläufe voll integriert und so die Zeiterfassungspflicht mit wenigen Mausklicks erledigt. Einfach das webbasierte Zeit-Reporting starten & stoppen, die Arbeitszeit dem richtigen Kunden zuordnen, fertig. Ihr könnt die Arbeitszeit aber auch im Nachhinein manuell erfassen. Tools für die automatische Aufzeichnung von Routinetätigkeiten sind ebenfalls vorhanden. Eine komplett digitalisierte Software wie PROAD spart einem also nicht nur viel Zeit, sie kann auch von überall aus genutzt werden und genügt gleichzeitig allen Ansprüchen einer rechtskonformen Dokumentation.

 

 

 

Tipps zur Einführung einer Zeiterfassungs-Software

Dass die Personalzeiterfassung in einer Agentur selten gut funktioniert, liegt daran, dass nicht immer alle Mitarbeiter ihre Zeiten richtig festhalten. Selbst wenn ein Teil der Zeiten gewissenhaft notiert wird, gibt es manche Arbeitnehmenden, die ihre Zeit im Nachhinein schätzen und andere, die sie erst eintragen, wenn sie dazu aufgefordert werden. Das Resultat: Die erfasste Zeit hat nicht mehr viel mit der Realität zu tun.
Zudem kostet Zeiterfassung Energie, welche die Mitarbeiter meist nicht dafür nutzen wollen. Doch ihnen sind die Vorteile nicht bewusst, die diese auch für sie persönlich bietet. Um die Arbeitnehmenden zur Arbeitszeiterfassung zu motivieren, muss sie zuerst so leicht wie möglich gemacht werden. Das ist mit einer Agentursoftware wie PROAD getan.

 

Methoden zur Motivation

Danach gibt es 2 weitere Methoden, um Mitarbeiter für die Zeiterfassung zu begeistern:

  • Aufklärung über den Nutzen der Zeiterfassung: Ihnen muss erklärt werden warum die Zeiterfassung im Unternehmen dieses voranbringt. Wenn sie verstehen, dass die Erfassung dazu dient, Zeit zu sparen, Arbeitsschritte zu optimieren und Mitarbeiter zu entlasten, empfinden sie diese auch für sich persönlich sinnvoll und können sie besser annehmen.
  • Teilhabe an den Vorteilen der Zeiterfassung: Arbeitszeiterfassung hilft dem Unternehmen durch effizientere Prozesse mehr Umsatz zu generieren. Dieser Aspekt kann auch den Mitarbeitern zugute getan werden. Zum Beispiel in Form von Belohnungen wie Urlaubstage oder einem Bonus. Das gibt der Zeiterfassung einen ganz anderen Blickwinkel.

 

Fazit

Die Zeiterfassung kann dazu führen, dass Ressourcen besser genutzt werden, Zeit gespart wird und Umsätze steigen. Das gilt für Unternehmen genauso wie für Freelancer. Die derzeit beste Methode der Zeiterfassung erfolgt über eine professionelle Software. Nachdem der EUGH im Mai letzten Jahres beschlossen hat, dass Zeiterfassung bald Pflicht sein soll, gilt dies mehr als je zuvor. Nur eine professionelle Software wie PROAD schafft es die Zeiterfassung einfach und digital zu halten und dabei gleichzeitig allen gesetzlichen Vorschriften zu genügen.