9 Tipps um Produktivität effizient zu steigern

Hier kommen die effektivsten Hacks für einen produktiveren Alltag. So steigert man seine Produktivität durch einfache Steps, die man in den täglichen Wahnsinn integriert. Und noch dazu sind es 9 Fakten, die man zur Produktivität bestimmt noch nicht wusste.   

Schreibtisch mit Unterlagen

Montagmorgens, halb 10 am Arbeitsplatz: Die Hände ruhen auf den Tasten, der Kopf liegt auf dem Tisch. Die Blätter auf dem Arbeitsstapel daneben wehen leicht im Windhauch und sind das einzige was sich am Tisch bewegt. So viele Dinge zu tun, man weiß gar nicht womit man anfangen soll und kein Knoppers der Welt kann einem aus diesem Motivationstief raushelfen.
Wenn das ein bekanntes Bild ist, dann ist man hier genau richtig! In diesem Beitrag geht es um Produktivitätssteigerung. Heute enthüllen wir Gründe, Tipps und Erfolgsgeschichten rund um das Thema Produktivität.

 

Optimierung der Produktivität


Dem Chef ein guter Arbeiter sein, seine Aufgaben fleißig erledigen und deadlinegetreu abliefern – das sind definitiv nicht die Gründe, wieso man seine Produktivität steigern sollte. Und vor allem sind das nicht die Gründe, die einen dazu bewegen es tatsächlich zu versuchen. Viel entscheidender ist, dass Produktivität einem sowohl in der Arbeitswelt als auch in der Freizeit das Leben erleichtern kann.

Sei niemals produktiver für jemand anderen, sondern optimiere deine Produktivität in erster Linie für dich selbst! Das hilft nämlich nicht nur auf der Arbeit, sondern auch im Privatleben.

Dass Gesundheit eine Grundvoraussetzung für Produktivität ist, klingt logisch. Aber wusstest du auch, dass Produktivität zur Gesundheit beiträgt?
Wenn man die Produktivität im Leben steigert, verringert man dadurch gleichzeitig Stress, fördert somit ein Leichtigkeitsgefühl und wird allgemein zufriedener mit sich und seinen Aufgaben. Wenn man die richtige Technik für sich findet, gelingt es einem vielleicht den Kopf frei zu haben für angenehme Aktivitäten oder ihn sogar ab und zu auch einmal komplett auszuschalten.
Klingt utopisch? Dann wird es höchste Zeit unsere Tipps zu lesen!

 

1. Produktivität ist ein Ausdauerlauf


Festes Schuhwerk und gute Laune reichen leider nicht auf dem Weg zur Produktivitätssteigerung. Man sollte sich zuerst bewusst werden, dass einem Produktivität nicht plötzlich zufliegt, nur weil jemand die revolutionäre Idee vorschlägt eine To-Do-Liste zu erstellen. Der wichtigste und zugleich mühseligste Faktor der Produktivität ist die Ausdauer. Verzweifele also nicht, wenn man nicht sofort eine lebensverändernde Wirkung erzielt. Manche Neuheiten brauchen Zeit um sich in den Alltag zu integrieren und entfalten erst dann ihren vollständigen Effekt. Und manche Tipps sind bestimmt auch nicht für jedermanns Lebensstil geeignet. Jeder Körper funktioniert anders und jeder Kopf denkt anders. Während man bei manchen den Weg zur Produktivität also mit einem 12-Minuten-Lauf vergleichen könnte, wäre es bei anderen ein Ironman. Manche können 12h am Stück Leistung bringen, während andere nach zwei Stunden die Konzentration verlieren. Hierfür gibt es keine wissenschaftliche Faustregel, wie viel der Körper leisten können sollte. Außerdem spielen zum Beispiel die Tagesverfassung, die Ernährung und andere temporäre Faktoren eine Rolle für Produktive-Leistungsfähigkeit.

 

2. Die Macht des Neins


Den Ja-Sager kennt man, aber die Person die zielgerichtet und nach Prioritäten abwägt und dann auch einfach mal zu neuen Aufgaben nein sagt, ist ein Mythos. Verwirkliche diesen Mythos und werde zum Nein-Sager! Aber bitte nicht falsch verstehen. Lehne nicht einfach wichtige Anfragen ab, nur weil du gerade keine Lust darauf hast oder dich ein wenig gestresst fühlst. Das könnte negative Folgen haben, vor allem am Arbeitsplatz. Zeit nehmen, bisherige Aufgaben nach Prioritäten sortieren und neue versuchen in der Liste unterzubringen. Wäge dann ab, ob der Terminplan noch Platz lässt für Neues lässt. Haben die vorherigen Aufgaben Priorität und kann man es nicht im Zeitmanagement unterbringen, einfach mal nein sagen. Wichtig ist hierbei, dass man die möglichen Auswirkungen des Neins im Blick hat. Die Kollegen werden sich zuerst einmal wundern und der Chef auch, allerdings sollte man, sind die Gründe gut überdacht, bald bemerken, dass man sich auf das richtige konzentriert hat. So kann man produktiv die wichtigen Aufgaben erledigen, mit dem Ergebnis den Kopf frei und die nötige Konzentration für Neues zu haben. Um diesen Tipp erfolgreich zu meistern, könnte der nächste Punkt bereits weiterhelfen.

 

3. Vorteile des Ordnungsfanatikers


Ordnung ist das halbe Leben, Arbeit ist die andere Hälfte. Wieso also nicht beides vereinen und somit Platz für Freizeit schaffen? Hier kommt nun wieder die revolutionäre Idee der To-Do-Liste ins Spiel – oder kennst du schon die Not-to-do-Liste?
Der Produktivitätscoach David Allen hat mit seiner „Getting Things Done Methode" einen Leitfaden für mehr Effizient geschaffen, der aus 7 Punkten besteht. Alle sieben kann man unter dem Punkt „Ordnung schaffen" zusammenfassen. Auf der To-Do-Liste stehen bekannterweise Dinge, die zu erledigen sind, nach Prioritäten geordnet. Somit sollte man auf die Not-To-Do-Liste Dinge schreiben, die man heute oder auch in Zukunft auf keinen Fall erledigen möchte und die nur vom Abarbeiten der wichtigen Aufgaben abhalten würden. Neben diesen Listen sollten man laut Allen auch noch eine Projektliste, eine Ideenliste, ein Notizbuch und einen Kalender führen. Der 7. Punkt wäre dann die Ablage ordentlich auf dem neusten Stand zu halten. Wenn es hilft 6 Listen zu führen, um den Arbeitsplatz zu organisieren, ist man also bei dieser Methode genau richtig. Wir denken allerdings, dass auch schon ein paar Listen weniger die Produktivität erheblich steigern können. Ziel der ganzen Auflisterei ist es doch seine Aufgaben aus dem Kopf und vor Augen zu haben. Seine Gedanken zu ordnen und mögliche Störfaktoren somit zu verringern. Zusammengefasst heißt das: Einfach alles aufschreiben und am besten in einer Ordnung, die einem einleuchtet und bei der man nicht den Überblick verliert. Auch hier muss wieder jeder seine eigene Technik und eine angenehme Anzahl an Listen finden. Sollte die Listenführerei nämlich in Stress ausarten, hat man genau das Gegenteil zur Produktivitätssteigerung erreicht.
Apropos Listen und Ordnung: Eine Agentursoftware könnte einem dabei ebenfalls das Leben erleichtern, indem sie viele Aufgaben abnimmt, wie zum Beispiel im Bereich Projektmanagement. Was dann folgt macht sowieso am meisten Spaß: Dinge von der To-Do-Liste abhaken!
Doch was gehört eigentlich auf die To-Do- und was auf die Not-To-Do-Liste? Sind nicht alle Aufgaben wichtig? Hiermit wären wir beim nächsten Punkt angelangt, der die Produktivität freisetzt.

 

4. Keine Frustration durch Motivation


Motivation am Arbeitsplatz ist wichtig. Sie erleichtert die Arbeit und lässt Aufgaben gewissenhafter und erfolgreicher erledigen. Allerdings funktioniert das nicht, wenn man sich nicht auf eine Aufgabe konzentrieren kann, weil noch so viele andere anstehen. Ein motivierter Mitarbeiter nimmt jede Herausforderung an, die er kriegen kann und somit auch jede Aufgabe, die ihm angeboten wird, richtig? Falsch.

Motiviert sein sollte nicht bedeuten sich mit Arbeit zu überladen, sodass gar kein Lichtblick mehr in Sicht ist. Denn diese Form von Motivation wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.

 

So kann es einem also vielleicht gelingen alle Aufgaben im vorgegebenen Zeitrahmen zu erledigen, aber entweder sind diese dann fehlerhaft oder man schadet damit in kürzester Zeit der psychischen Gesundheit. Eine To-Do-Liste bringt einem also nichts, wenn sie überladen ist. Bei der täglichen Planung des Arbeitspensums sollte man deshalb darauf achten, dass es gesund gewählt ist und die Möglichkeiten nicht übertrifft. Nimmt man sich zu viel vor, ist man am Ende des Tages nur frustriert und enttäuscht von sich selbst, was sich wiederum negativ auf die Produktivität auswirkt.
Am besten erstellt man immer schon am Abend zuvor eine Liste für den nachfolgenden Tag und ordnen diese nach Prioritäten. Man sollte am besten direkt am nächsten Tag mit der ersten Aufgabe auf der Liste beginnen, ohne vorher die Emails zu checken oder Anrufe entgegen zu nehmen. Danach nimmt man sich Zeit die Liste noch einmal zu überprüfen, eventuell neue Punkte hinzuzufügen, andere zu streichen und eine neue Ordnung anzulegen. Nach jedem erledigten Punkt folgt also gegebenenfalls eine Überarbeitung und am Ende des Tages fertigt man eine neue Liste und übertragen nicht erledigte Punkte darauf. Wenn man nach dieser Methode vorgeht, befolgt man die sogenannte 25.000 Dollar Methode. Klingt vielversprechend oder? Diese 25.000 Dollar sind die von einem Unternehmen selbst festgelegte Bezahlung für ihren Unternehmensberater Ivy Lee, der ihnen genau diese Methode beibrachte und somit die Produktivität erheblich steigern konnte.
Also weg mit der Selbstfrustration durch eine utopische Menge an Arbeit die man sich aufhalst. Eine realistische Abschätzung des Tagespensums ist wichtig, um einen ausgeglichenen Arbeitsalltag zu haben.

 

5. Ruheoase Eigenheim


Um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern, ist es wichtig auch einfach mal nicht zu arbeiten. Klingt zunächst paradox, ist es aber ganz und gar nicht. Wie soll man Kraft tanken und neue Motivation für die Arbeit finden, wenn man rund um die Uhr erreichbar ist? Der Fehlzeiten-Report, der jährlich von der Universität in Bielefeld, der Universität in Berlin und der AOK erscheint, zeigte 2012, dass ständige Erreichbarkeit auch außerhalb des Arbeitsplatzes das Stresslevel dauerhaft erhöht und somit psychische Krankheiten fördern kann. Daher ist es wichtig sich immer wieder Auszeiten zu gönnen vom Job. Dies funktioniert aber nur mit einigen Vorsichtsmaßnahmen die zu treffen sind, damit auch ja niemand die verdiente Ruhe stört:

 

Deshalb sollte man generell versuchen Arbeitsplatz und Zuhause zu trennen. Nimm also keine Arbeit mit nach Hause.

 

Die Einstellung gegenüber der Orte wird sich nach und nach verändern und die Grenzen würden verschwimmen. Die Hemmschwelle auch zu Hause weiterzuarbeiten würde sinken und der Kopf denkt automatisch an die Arbeit.
Wenn ein paar freie Tage anstehen, sollte man versuchen zuvor Wichtiges und Dringendes zu erledigen und am Ende eine neue To-Do-Liste für nach dem Urlaub anzufertigen und alle Gedanken, die einem noch im Kopf schwirren aufzuschreiben. Damit dürfte der Kopf etwas freier werden.
Wenn es dann soweit ist, schaltet man sein Handy aus und lässt die Finger von arbeitsbezogenen Programmen auf dem Rechner oder ähnlichem. Einfach mal nicht erreichbar sein.

 

6. Produktivität durch Bodytalk


Auch in diesem Punkt geht es wieder darum auf sich selbst zu hören. Allerdings nicht darum seine eigene Leistungsfähigkeit oder Auslastungsgrenze zu testen, sondern auf seinen Körper zu achten. Tipps wie unser Körper funktioniert, wie wir ihn behandeln sollen, wie viel Sport und welche Art von Ernährung wichtig ist, bekommen wir wie Sand am Meer. Sogar als eine Art Anweisungen, die man befolgen soll, um es richtig zu machen. Aber hierbei gibt es kein Richtig oder Falsch. Zumindest keine allgemeinen Regeln, die für jeden anwendbar sind. Jeder Körper ist individuell und reagiert unterschiedlich. Bei der Produktivitätssteigerung spielt man selbst die größte Rolle. Und dazu gehört das Befinden. Denn nur wenn man sich gesund und fit fühlt, kann man seine Produktivität steigern. Daher der Tipp: Man sollte sich besser selbst kennenlernen. Achte auf deinen Biorhythmus. Ist man zum Beispiel ein Morgenmensch und fällt nach dem Mittagessen in ein Tief, sollte man die wichtigsten Aufgaben und Meetings zuerst erledigen. Identifiziert man sich allerdings mehr mit der Person aus der Einleitung, wäre es zum Beispiel eine Überlegung wert, später anzufangen und dafür länger zu bleiben. Die folgenden Aufzählungen sind Vorschläge wie man seine eigene Produktivität steigern kann, indem man etwas für sich selbst tun.

 

7. Pausen


Ganz wichtig – immer wieder Pausen einlegen. Und zwar richtige, keine ich-mach-noch-schnell-nebenbei-ist-ja-nicht-viel-habs-gleich-Pausen. Man sollte am besten nach draußen gehen, sich bewegen oder seine Kollegen besuchen. Was auch nützlich sein kann ist ein kleiner  Powernap. Dabei sollte man allerdings darauf achten, dass dieser nicht ausartet. Denn das hat die entgegengesetzte Wirkung zur Folge und man fühlt sich danach nicht fitter, sondern ermattet. Für eine sinnvolle Pausengestaltung gibt es noch viele andere Möglichkeiten. Wie wär's zum Beispiel mal mit einer kurzen Runde Yoga oder autogenem Training? Hört man in sich hinein und orientiert sich daran, was einem der Körper, kann man nach der Pause sagen: Genau das hab' ich jetzt gebraucht!

 

8. Gesunde Ernährung


Hierbei geht es nicht darum zu essen was andere für gesund halten, sondern darauf zu hören was der Körper jetzt gerade braucht und was ihm guttut. Hat er Hunger, füttert man ihn und sollte zum Beispiel nicht versuchen nicht zu frühstücken, damit man weniger Kalorien zu sich nehmen. Dies mag gutgehen solange man sich wohlfühlt, aber sobald der Körper sich wehrt, sollten man eine andere Methode ausprobieren um auf die schlanke Linie zu achten. Verlangt er nach Vitaminen, gibt man ihn welche und braucht er jetzt einfach mal was Süßes, und sei es nur um die Stimmung zu erhellen, gönnt man sich was. Es mag eine Weile dauern, bevor man die Zeichen seines Köpers richtig interpretieren kann, aber es lohnt sich. Man wird sich danach besser denn je fühlen und das ist Grundvoraussetzung für Effizienz am Arbeitsplatz.

 

9. Einfach mal durchatmen


Jede Stunde 2 Minuten Zeit nehmen, um das Fenster zu öffnen und ein paarmal tief durchzuatmen wirken Wunder. Einfach mal die Augen schließen und versuchen kurz alles auszublenden. Dadurch tankt man Kraft für die anstehenden Erledigungen und startet erfrischt wieder in die Arbeit.