Schlau in 60 Sekunden! Heute: das Kassenbuch

Ein neuer Beitrag der Serie „Schlau in 60 Sekunden" auf „Die Agenturblogger". Hier werden von uns regelmäßig wichtige Begriffe des Agenturcontrollings kurz und praxisnah erklärt. Heute: das Kassenbuch.

Schlau in 60 Sekunden

In einem Kassenbuch, welches Teil der Buchhaltung ist, werden alle Bargeschäfte eines Unternehmens festgehalten. Dies umfasst das Dokumentieren des Anfangsbestandes, der Einnahmen und Ausgaben der Firma und des Endbestandes. Um alle Barzahlungen nachverfolgen zu können, ist es wichtig, sämtliche Rechnungsbelege systematisch zu sortieren.


Wichtig bei der Führung des Kassenbuches ist es zudem, die vom Staat vorgegebenen Grundsätze einzuhalten. Eine Checkliste gibt es beispielsweise hier, ansonsten haben wir die wichtigsten davon untenstehend festgehalten:


1. Das Kassenbuch muss nachvollziehbar für „Dritte" sein, das heißt, alle Bargeschäfte müssen genau datiert und bezeichnet sein. Wichtig ist hierbei, dass vor allem die Änderungen, die sich bei Zahlungen ergeben, festgehalten und gekennzeichnet werden. [§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB]


2. Es muss eine exakte zeitliche Ordnung (das heißt eine chronologische Dokumentation nach Datum und/oder Kalenderwoche) herrschen und auf Vollständigkeit geachtet werden. [§ 239 Abs. 2 HGB und § 146 Abs. 1 Satz 1 AO]


3. Das Kassenbuch muss mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Und dazu auf Nachfrage (sei es von Gläubigern oder dem Staat) innerhalb einer vorgegebenen Frist vorlegbar sein. [§ 257 Abs. 4 HGB]


4. Die Bargeschäfte (Ein- und Auszahlungen) müssen täglich dokumentiert werden. [§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO]


5. Ein Kassensturz (also ein Vergleich des Soll- und Istbestandes) muss jederzeit möglich sein.


6. Alle Rechnungsbelege müssen aufbewahrt werden [§ 14b UStG (Umsatzsteuergesetz)]. Eine sofortige Sortierung dieser nach Datum und Zweck erleichtert dabei das spätere Nachprüfen.


Was sich umfangreich anhört, ist mittlerweile mit einer Kassenbuch-Software schnell erledigt. Mithilfe dieser können alle Bargeschäfte digital erfasst und eingeordnet werden. So besteht zu jedem Zeitpunkt ein genauer Überblick über die Geldsituation. Mit der PROAD-Software hat man die Möglichkeit, mehrere Kassen gleichzeitig zu verwalten und Auszahlungen als Einzelbelege oder kombinierte Belege aufzuführen. Hier wird dann in Kategorien wie beispielsweise „projektbezogen" oder „intern" aufgeteilt. Auch eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung ist möglich, sodass alle Zahlungen auf ein Kreditorenkonto (Konto von Gläubigern, meist Lieferanten, die Leistungen auf Rechnung erbracht haben) transferiert werden können – auch in unterschiedlichen Währungen. Durch die Funktion des Reportings ist es zudem ein Leichtes, Kassenbücher für bestimmte Zeiträume auszustellen, da diese beliebig wählbar sind.

Für alle Steuerpflichtigen, die eine Bilanz aufstellen müssen [§ 4 Abs. 3 EStG], zum Beispiel ins Handelsregister eingetragene Unternehmen u.a., stellt eine Kassenbuch-Software daher eine große Erleichterung und vor allem Zeitersparnis dar.

 

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