Schlau in 60 Sekunden! Heute: das Mahnwesen

Ein neuer Beitrag der Serie „Schlau in 60 Sekunden" auf „Die Agenturblogger". Hier werden von uns regelmäßig wichtige Begriffe des Agenturcontrollings kurz und praxisnah erklärt. Heute: das Mahnwesen.

Schlau in 60 Sekunden

Als Mahnwesen wird der außergerichtliche Weg der Zahlungserinnerung bezeichnet. Innerhalb eines Unternehmens ist er Bestandteil des Finanzbereichs und verfolgt das Ziel, nicht termingerecht eingegangene Forderungen schnellstmöglich einzutreiben. Dadurch soll eine zusätzliche Kostenbelastung seitens des Unternehmens und der Außenstände verhindert werden.

Folgende drei Aufgaben werden dem Mahnwesen zugeschrieben:

 

 


1. Prüfung offener Rechnungen


Um zu wissen, welcher Kunde wie lange in Zahlungsverzug ist, muss der Finanzmanager eines jeden Unternehmens einen Überblick über alle Rechnungen haben. Diesen bekommt er beispielsweise mit Hilfe einer Management-Software, in der das Forderungsmanagement „Mahnwesen" integriert ist. Eine Sortierung nach Kunden, Verzugstermin, Betrag oder den verschiedenen Mahnstufen ist zusätzlich hilfreich, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Pluspunkt der PROAD Software: auch nicht elektronische Zahlungen (Barzahlung, Schecks) können in der Übersicht eingefügt werden. So hat man alle offenen Rechnungen, mit der jeweiligen Frist, immer im Blick.

 

 

Die Übersicht zeigt alle offenen Rechnungen, wodurch diese einfach zu managen sind.

 

2. Zahlungsaufforderung (Mahnschreiben)


Ist ein Kunde mit seinen Zahlungen in Verzug, muss ein Mahnschreiben aufgesetzt werden, in dem alle versäumten Leistungen mit Fälligkeitsdatum aufgelistet sind. Darin wird eine neue Frist gesetzt, um den weiteren Verlauf nicht endlos hinauszuzögern. Mit einer Management-Software lässt sich das Mahnschreiben durch die integrierte Textverarbeitung schnell und unkompliziert gestalten. Zudem können einzelne Textbausteine gespeichert und Felder wie Stichtag oder Mahngebühr frei definiert werden. Das Layout lässt sich leicht an das Corporate Design anpassen. So entsteht eine Vorlage, die für weitere Schreiben genutzt werden kann, was für künftige Prozesse Zeit spart. Vor allem, wenn mehrere Mahnschreiben an denselben Kunden gehen.
Außerdem kann das Unternehmen zwischen der kostenfreien und entgeltpflichtigen Mahnung unterscheiden. Aus Kundenfreundlichkeit wird allerdings meist auf die erstere zurückgegriffen.

 

Schnell und einfach lässt sich eine Vorlage für ein Mahnschreiben erstellen.

 

3. Gerichtliche Vorladung bei Zahlungsverweigerung


Wird das erste Mahnschreiben vom Kunden ignoriert beziehungsweise die Zahlung verweigert, werden noch bis zu zwei weitere Mahnungen verschickt (im kaufmännischen Mahnwesen sind drei Mahnungen üblich). Die Anzahl der Schreiben liegt jedoch im Ermessen des Unternehmens, ebenso wie die Entscheidung, ob die Mahnungen ab der zweiten Sendung kostenpflichtig werden. Der Schuldner trägt innerhalb dieser Prozessphase üblicherweise die Kosten. Reagiert der Kunde auf keines der drei Mahnschreiben, bleibt schlussendlich nur die Vorladung vor Gericht, um dort eine Einigung zu erreichen.