Schlau in 60 Sekunden! Heute: Das Gantt-Diagramm

Ein neuer Beitrag der Serie „Schlau in 60 Sekunden" auf „Die Agenturblogger". Hier werden von uns regelmäßig wichtige Begriffe des Agenturcontrollings kurz und praxisnah erklärt. Heute: das Gantt-Diagramm.

Schlau in 60 Sekunden

Im Projektmanagement ist es essentiell, dass Projekte nicht nur genau geplant, sondern auch fristgerecht ausgeführt werden. Das Gantt-Diagramm (oder auch Balkenplan) – benannt nach seinem Erfinder, dem Maschinenbauingenieur Henry L. Gantt – hat sich dafür als eines der hilfreichsten Tools etabliert. Denn mit Hilfe des Gantt-Diagramms können alle laufenden Projekte (wie zum Beispiel eine Kampagne für einen Kunden) in einer Agentur bzw. einem Unternehmen sowie deren Status im Blick behalten werden. Ein Gantt-Diagramm ist Teil des Projektmanagements und wird wie folgt aufgebaut:

 


Für jedes Projekt und dessen Unteraktivitäten werden vom Projektleiter jeweils einzelne Balken angelegt. Die Anordnung entlang einer Zeitachse gibt dabei Auskunft über die Dauer des Projektes und den dazugehörigen untergeordneten Aufgaben. Die Beschriftung der Balken sorgt für den nötigen Überblick, denn nur so können die einzelnen Projekte differenziert werden. Konkret sieht die Umsetzung wie im folgenden Beispiel aus.

gantt-diagramm

Abfolge und Aktivitäten werden mittels Balken in einem Gantt-Diagramm übersichtlich dargestellt.


Der graue Balken stellt das gesamte Projekt (z.B. eine Newsletter-Kampagne) dar. Die orangefarbigen und blauen Balken kennzeichnen weitere Planungselemente, wie beispielsweise die Konzeption des Newsletters (hier: orange). Innerhalb dieser Phase gilt es mehrere Aufgaben zu erledigen (z.B. Angebotserstellung, Verteilererstellung, Freigabe), welche wiederum durch die blauen Balken dargestellt werden. Der Beginn und das Ende jeder Aufgabe sind dabei am Diagramm abzulesen, da die jeweiligen Balken an ein gewisses Datum geknüpft sind. Sollte es z.B. zu zeitlichen oder personellen projektbeeinflussenden Veränderungen kommen, können diese einfach manuell im Diagramm umgesetzt werden. Schiebt sich beispielsweise eine Abgabe eines Teilprojekts (z.B. die Kundenfreigabe) nach hinten, kann der Zeitplan für das gesamte Projekt durch die Verlängerung der Balken angepasst werden. Somit können Projektleiter ständig verfolgen, wie sich Veränderungen in Teilen des Projekts auf den gesamten Projektplan auswirken.


Gleichzeitig ist das Gantt-Diagramm ein hilfreiches Tool, um das eigene Team und die Kunden stetig über den aktuellen Stand des laufenden Projekts zu informieren. Zusätzlich sind damit die einzelnen Aktivitäten und deren Dauer im Projekt auf einen Blick erkennbar. Die Aktivitäten lassen sich zudem über Verbindungslinien verknüpfen, sodass Zusammenhänge zwischen Projektpunkten deutlicher hervortreten. Ein Beispiel: Newsletterkonzept und -umsetzung werden verbunden durch „Warten auf Freigabe des Konzepts".


Für Projektleiter wird mit einer Projektmanagement-Software (die das Gantt-Diagramm beinhaltet) eine enorme Zeitersparnis geschaffen und ist daher für den Einsatz im Agenturalltag ideal.