Schlau in 60 Sekunden! Heute: Das Ticketsystem

Es geht weiter mit unserer Serie „Schlau in 60 Sekunden" auf „Die Agenturblogger". Kurz, knapp, und praxisnah erklären wir hier die wichtigsten Begriffe aus dem Agenturcontrolling. Heute: Das Ticketsystem.

Schlau in 60 Sekunden

Ein Ticketsystem oder auch Issue-Tracking-System ist Teil des Projektmanagements. Mit einer Agentursoftware werden eingehende Kundenanfragen (egal, ob über Telefon, E-Mail oder Kundendatenbank) klassifiziert und einem Bearbeiter bzw. einer Struktur zugeordnet und entsprechend priorisiert. Mit Hilfe des Ticketsystems wird der Prozess einer Anfrage – vom Erstkontakt bis zur Beendigung der Aufgabe – begleitet und danach geschlossen. Somit wird sichergestellt, dass keine Anfrage verloren geht.
Ticketsysteme werden in IT-Unternehmen, sowie in unterschiedlichen kunden- und serviceorientierten Geschäftsbereichen eingesetzt. Auch bei Agenturen werden Ticketsysteme immer beliebter, der jeweilige Projektstatus ist für alle Beteiligten – sprich sowohl für den Kunden als auch für die Agentur, transparent. Außerdem sorgen Ticketsysteme dafür, dass auch das Agenturcontrolling immer stimmig bleibt: Der aus der Aufgabe resultierende Aufwand wird dem Kunden sofort mitgeteilt, so dass die gesammelten Zeiten gegenüber dem Kunden transparent abgerechnet werden können. In einer modernen Agentursoftware ist dieses Ticketsystem bereits integriert und ermöglicht einen gleichzeitigen Zugriff auf Kunden, Projekte, Leistungen, Zeiten und Kosten.
Ticketsysteme bzw. in der Agentursoftware integrierte Ticketsysteme stellen von Anfang an sicher, dass Aufgaben den passenden Mitarbeitern zugeordnet werden und sind somit ein Garant für den Projekterfolg. Bei überfüllten E-Mail-Eingängen, verschiedensten Tätigkeitsprotokollen und To-Do-Listen kann man schnell den Überblick verlieren. Mit der entsprechenden Koordination der Aufgaben kann sich das Unternehmen auf den eigentlichen Service am Kunden konzentrieren.
Die Vorteile von Ticketsystemen noch einmal zusammengefasst:

1. Überblick bei der Umsetzung von Projekten: Durch die genaue Kategorisierung und Priorisierung von Aufgaben wissen alle Projektbeteiligten, was zu tun ist, welche Infos vorliegen und wann das Ziel erreicht wird.

2. Selbstkontrolle: Mitarbeiter haben eine genaue Aufstellung über ihre Aufgaben und wissen, welche Milestones bereits erreicht wurden, welche noch ausstehen und wie die Timeline aussieht.

3. Die schnelle Zuordnung der Aufgabe an den passenden Mitarbeiter führt zu einer enormen Zeitersparnis.

4. Die Projektarbeit ist für alle Beteiligten transparent, sowohl für den Kunden als auch für die Agentur.

5. Die optimierte Koordination der Aufgaben sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens.

Kommentar schreiben

Bitte füllen Sie alle mit (*) gekennzeichneten Felder aus. Vielen Dank.
« zurück