Schlau in 60 Sekunden! Heute: Das Budget

Ein neuer Beitrag zur Serie in „Die Agenturblogger“. Hier werden regelmäßig wichtige Begriffe des Agenturcontrollings praxisnah erklärt. Heute: Das Budget.

Jeder Bereich einer Agentur braucht bestimmte Ressourcen (Geld, Manpower, etc.), um seine Arbeit zufriedenstellend erledigen zu können. Im Rahmen  der Budgetplanung wird zusammengetragen, welche Ressourcen in welchem Zeitraum benötigt werden und festgelegt, welchen Prozentsatz des Gesamtbudgets jede Abteilung erhält. Diese Festlegung und das Überwachen des Budgets ist das zentrale Element im Agenturcontrolling.

Dabei sollte man zunächst zwischen den Begriffen „Budgetierung“ und „Budget“ unterscheiden. Die Budgetierung beschreibt den Prozess des Erstellens und  Vereinbarens sowie der Durchsetzung und Kontrolle eines Budgets. Das Budget ist dabei das Ergebnis des Budgetierungsprozess, den man für unterschiedliche Zeiträume auslegen kann:

  • Die operative Budgetierung ist kurzfristiger angelegt (i.d.R. bis zu einem Jahr). Sie umfasst die erwarteten und geplanten Ziele innerhalb einer überschaubaren Periode.

  • Die strategische Budgetierung ist langfristiger ausgerichtet, meist  auf die Existenzsicherung des Unternehmens. Die geplanten Ziele für die nächsten zwei, fünf oder auch zehn Jahre sollen am Ende des Prozesses in konkrete Werte überführt werden.

Unabhängig vom Zeitraum, den die Budgetierung abdecken soll, lässt sich der Prozess grob in drei Phasen unterteilen: Vorplanung, Budgeterstellung und Kontrolle. Während der Vorplanungsphase werden zunächst auf der Basis von Erfahrungswerten und auf Grundlage valider Prognosen allgemeine Unternehmensziele vorformuliert: beispielsweise Werte zu Umsatz, Gewinn oder Rentabilität. Aufbauend auf diesen Planzahlen wird dann konkret das Budget erstellt. In dieser zweiten Phase werden die Maßnahmen und finanziellen Mittel sowohl für das Gesamtbudget, als auch für Teilbudgets erarbeitet und zugewiesen. Für die Budgetplanung werden sämtliche Einnahmen und Kosten gegenübergestellt, die eine Agentur für einen bestimmten Zeitraum kalkuliert.

In der Kontrollphase werden Planzahlen und reale Werte kontinuierlich abgeglichen. Weichen beide Werte zu stark voneinander ab, müssen gegebenenfalls Budgetanpassungen vorgenommen werden.

Eine Agentursoftware hilft dabei, einerseits den Überblick über den Ist-Zustand alle Budgetbereiche sowie den Budget-Status einzelner Jobs zu behalten und andererseits schnell und flexibel reagieren zu können, sollten Abweichungen vom Soll-Zustand auftreten.

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