Schlau in 60 Sekunden! Heute: der KPI

Ein neuer Beitrag zur Serie in die „Die Agenturblogger“. Hier werden regelmäßig die wichtigsten Begriffe des Agenturcontrollings erklärt: kurz, knapp und praxisnah. Heute: der KPI.

Wichtig für das Controlling in einer Agentur ist es natürlich, die Ziele zu kennen und zu benennen, um deren Erfüllung dann im Nachgang überprüfen zu können. Hierzu werden auch von Agenturen vermehrt die so genannten KPIs herangezogen. Die Abkürzung KPI steht hierbei für „Key-Performance-Indicator“, zu Deutsch: Leistungskennzahl. Bei den KPIs handelt es sich um vereinfachte Kennzahlen, die es ermöglichen, schnell Erfolge oder Misserfolge abzubilden. Letztlich geht es in den meisten Fällen darum, die Rentabilität zu steigern. Hierbei sind einige wichtige Voraussetzungen zu beachten. Vor der Definition der KPIs müssen die Ziele genau bekannt sein und detailliert benannt werden. Die Ziele sollten auf keinen Fall zu abstrakt formuliert werden, da eine Messung sonst nicht möglich ist. Zu abstrakt wäre zum Beispiel das Betriebsklima. Konkret messbar wäre dagegen der Gewinn pro Kunde (mit dem Ziel diesen zu steigern) oder auch der zeitliche Aufwand pro Projekt.

Nachdem die Ziele benannt sind, müssen diese quantifiziert werden. Im ersten Schritt geht es hier um eine Priorisierung: Welche Ziele, Vorgaben und Strategien sind mir besonders wichtig? Denn nur die wichtigsten (Key) Leistungskennzahlen werden dann berücksichtigt. Dies ermöglicht eine besser Übersicht sowohl für Geschäftsführung als auch für die Mitarbeiter. Des Weiteren kann so schnell und zielgerichtet gegengesteuert werden, sollten Schwächen erkennbar sein. Eine Agentursoftware hilft dabei, die KPIs und ihre Erfüllung automatisch auszuwerten und übersichtlich darzustellen, sowohl auf Unternehmensebene als auch für einzelne Projekte. Bei Abweichungen von den Zielvorgaben kann dann schnell regulierend eingegriffen werden.

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