Agentur-Controlling leicht gemacht

Agentur-Controlling: Von der Theorie in die Praxis

Treffen Sie Entscheidungen oft „aus dem Bauch heraus“? Ohne Zweifel ist ein gutes Bauchgefühl in vielen Unternehmensbereichen wichtig und richtig. Aber im Controlling sind harte Zahlen unverzichtbar – egal ob in einer Agentur, einem IT- oder Consulting-Unternehmen. Verschiedene typische Fragestellungen hatten wir in unserem Blogbeitrag vom 26. Juni 2015 schon unter die Lupe genommen und exemplarisch das Controlling-Modell unserer Projektmanagement-Software PROAD in einer Grafik vorgestellt.

Dieses Modell möchten wir heute durch ein konkretes Agenturbeispiel mit Leben füllen – nennen wir unsere fiktive Agentur einfach „Agentur Meier“.

Planung „Pi mal Daumen“? Nicht wenn Sie mit einer Agentursoftware arbeiten.

Das Management der Agentur Meier stellt sich vermutlich sehr ähnliche Fragen wie Sie: Welche Produkte des Portfolios sind Bestseller – und sind diese auch gleichzeitig rentabel? Hat das Akquise-Team auf die richtigen Branchen gesetzt? Herrscht in einem der Geschäftsbereiche Flaute und wo verstecken sich die größten Zeitfresser in den Projekten? Die komfortabelste Art, an diese Zahlen zu kommen, ist eine ausgereifte Projektmanagement-Software.

Branchen: Kunden sinnvoll gebündelt

Wie viele Agenturen hat sich die Agentur Meier auf ausgewählte Branchen spezialisiert, um sich durch fachliches Know-how von ihren Wettbewerbern abzuheben. Da verschiedene Branchen für das Neukundengeschäft relevant sind, möchte der Controller der Agentur Meier natürlich wissen, wie rentabel die einzelnen Branchen sind. Unter anderem betreut die Agentur das Autohaus Schneider und die Kfz-Werkstatt Müller sowie die Apotheke Mertens und den Facharzt Dr. Breuer.

In PROAD kommt nun das frei definierbare Strukturelement „Holding“ zum Zug: Nach einer Vorüberlegung, welche Kundenbündelung am meisten Sinn macht, legt die Agentur Meier die Branchen „KFZ“ und „Pharma“ an. So kann im Controlling künftig die konsolidierte Rentabilität beider Branchen ausgewertet werden (im Wesentlichen die Summe der Rentabilität der mit der Branche verbundenen „Kunden“). Mit diesen Zahlen an der Hand fällt auch dem Management die Entscheidung sehr viel leichter, auf welche Branchen sich die Akquise der Agentur Meier konzentrieren sollte.

Projekte und Jobs: das Herzstück einer Agentursoftware

Gerade hat die Agentur Meier den Etat für den kompletten Messeauftritt des Autohauses Schneider gewonnen – ein großes Projekt, das aus vielen kleinen Bausteinen besteht: Produktion des Messestands, Anzeigenschaltung, Einladungsmailing, Webseite zum Messeauftritt usw. Der Controller legt Wert darauf, dass die Rentabilität wahlweise für einzelne Bausteine oder konsolidiert für das Gesamtprojekt „Messe“ angezeigt werden kann.

Auch hier bietet PROAD die passende Struktur: Die Messe wird als „Projekt“ angelegt, und die einzelnen Bausteine sind „Jobs“ mit eigenständigen Jobnummern. Da Jobs nicht nur Projekten, sondern parallel auch Produkten, Geschäftsbereichen und Kunden-Etats zugeordnet werden können, ist es für die Berater der Agentur Meier ein Leichtes, die Prozesse der Agentur mit wenigen Mausklicks bis ins Detail abbilden.

Produkte: das Agentur-Schaufenster in Zahlen

In der Außendarstellung, z.B. auf der Website oder in der Agenturbroschüre, präsentiert sich die Agentur Meier über ihre angebotenen Leistungen: Kreation, Public Relations, Online-Marketing, Media, Verkaufsförderung, Messebau, Direct Marketing usw.  PROAD bildet dieses Portfolio über „Produkte“ ab, die jedem Projekt bzw. jedem Job zugewiesen werden - beispielsweise ist die Anzeigenschaltung für die Messe des Autohauses Schneider dem Produkt „Media“ zugeordnet. Über eine Konsolidierung lässt sich so für die Agentur Meier auf Knopfdruck ein Reporting erstellen, welche Produkte über die Summe der abgewickelten Jobs profitabel sind – oder wo Schieflage herrscht.

Geschäftsbereiche: nach außen Full Service, nach innen schön getrennt

Die Agentur Meier floriert und führt wie bei größeren Agenturen üblich interne Units bzw. Teams ein. In PROAD spiegelt sich diese Agenturstruktur in der Ebene „Geschäftsbereiche“ wieder, die auf Projekt- und Jobebene zugeordnet werden -beispielsweise große Teile unseres Messe-Projekts zur Unit 1. PROAD konsolidiert die Werte automatisch, und der Controller der Agentur Meier sieht auf einen Blick, wie rentabel die einzelnen Geschäftsbereiche über die Summe aller Jobs gearbeitet haben.

Controlling vs. Kontrolle

Oft hören wir von unseren Kunden, dass bei der Einführung einer Controlling-Software die Stimmung im Team von Skepsis über Unbehagen bis hin zur offenen Ablehnung reicht. Schließlich definieren sich Agenturen vorrangig über ihre Kreativität, hier arbeiten Menschen, die täglich Ideen produzieren und damit Kunden begeistern. Weit weg von schnöden Zahlen. Außerdem klingt Controlling im ersten Moment gar so sehr nach „Kontrolle“  – und wer wird schon gerne kontrolliert und auf Zahlen reduziert!

Dabei geht es im Controlling viel mehr um Steuerung als um reines Messen. Controlling ist ziel- und zukunftsorientiert, vergleichbar mit dem Navigationsgerät in Ihrem Auto: Die Messung der Fahrtgeschwindigkeit und die Ortung des aktuellen Standpunkts allein bringen noch keinen Mehrwert – aber erst auf Basis dieser Daten kann das Navi Ihnen sagen, dass Sie bei der nächsten Ausfahrt rechts abbiegen und 30 km/h schneller fahren müssen, um Ihr definiertes Ziel in der geplanten Zeit zu erreichen.

Auch um die Zukunft Ihrer Agentur aktiv planen zu können, benötigen Sie valide Daten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an die Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Zahlen - und entsprechend hoch sollte auch Ihr Qualitätsanspruch an eine Agentursoftware sein. Damit Ihr Controller genauso zufrieden ist wie der bei der Agentur Meier.

 

 

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