Interview mit der Agentur royalmedia® zum Thema Agentursoftware

In unserem Blog wollen wir auch unsere Kunden zu Wort kommen lassen. Im März haben wir ein Interview mit Herrn Fischer, Geschäftsführer der royalmedia® GmbH & Co. KG, geführt, das wir Ihnen nicht vorenthalten möchten.

Florian Fischer, Geschäftsführer der royalmedia® GmbH & Co. KG

Wann haben Sie den Bedarf für eine Agentursoftware erkannt und was waren die Gründe dafür?

Wir sind seit 2003 im Besitz einer Agentursoftware, die aber wegen eines überteuerten Wartungsvertrags nicht technisch gepflegt wurde und somit nicht mehr aktuell war. Anfang letzten Jahres – bei einer Innenrevision unserer technischen Ausrüstung – wurde festgestellt, dass der Server auf dem die Agentursoftware lief, auch schon etwas in die Jahre gekommen war und wir bei einem Rechnerabsturz oder Ausfall in die Bredouille gekommen wären. Somit stand die Entscheidung fest, dass hier sofortiger Handlungsbedarf besteht. Einstimmig wurde gegen ein teures Update der bestehenden Software inkl. Wartungsvertrag und neuem Rechner gestimmt. Somit sollte eine Alternative zur Agentursoftware her. Die Recherche wurde bei google angestoßen und wir sind auf die PROAD Agentursoftware über http://www.agentursoftware-guide.de/Agentursoftware/Fullservice gestoßen.

Warum haben Sie sich für PROAD Software entschieden?

Gerade uns, die schon eine Agentursoftware über Jahre gewohnt waren, fiel die Entscheidung sehr schwer auf ein neues System umzusteigen. Nach langer, intensiver Überlegung und guter Überzeugungsarbeit von Herrn Schymitzek und Herrn Hutschenreiter stand der Entschluss dann endlich für PROAD fest. Am 01.01.2015 war es dann soweit und wir konnten online gehen. Letztendlich haben uns die einfache und übersichtliche Struktur und Handhabung der Software, die browserbasierte Unabhängigkeit und natürlich das entscheidende Argument der Kosten bzw. des Preises überzeugt. Wir fühlten uns von Anfang an in guten Händen.

Wie beurteilen Sie die heutige Akzeptanz von PROAD Software in Ihrem Unternehmen?

Wie heißt es so schön...“never change a running system“? Das ist auch meine Denkweise ab und an, aber manchmal sollte man sich einfach neuen Herausforderungen stellen und einen vielleicht schon festgefahrenen Workflow überdenken. Jedem hier im Unternehmen war die Umstellung bewusst und dass es gerade am Anfang eine Menge Arbeit und Sorgfalt bedeutet, sich in das neue System einzuarbeiten. Mittlerweile kann ich doch sagen, dass alle Beteiligten nach kleinen Anfangsschwierigkeiten hochzufrieden sind und die Vielfältigkeiten der Software zu schätzen wissen.

Welche Vorteile im Workflow und im Prozess sehen Sie im Einsatz mit PROAD Software?

Der riesige Vorteil ist auf jeden Fall die Verwaltung und Organisation der Projekte für die Projektmanager/innen durch die vielfältigen Möglichkeiten des Projektmanagements. Sei es die Aufgabenplanung, die einfache Übersicht der Projekte bis hin zur schnellen Kostenkontrolle. Ich habe alle Informationen schon im Start-Screen oder mit ein paar einfachen Klicks sofort zur Hand. Das spart Zeit und böse Überraschungen beim Abrechnen.

Welche Vorteile sehen Sie in der Unternehmenssteuerung und im Controlling mit PROAD Software?

Hier muss ich ganz ehrlich sagen, dass wir noch auf Erfahrungswerte angewiesen sind, weil das System erst seit knapp 3 Monaten wirklich online ist und somit erst mit Leben gefüllt werden muss. Was ich aber schon sagen kann: auch hier macht die einfache und sehr schnelle Auswertung über Reportings oder den Listeneditor das Leben sehr viel einfacher und übersichtlicher.

Wie funktioniert in Ihrem Hause die Integration der Finanzbuchhaltung?

Bei uns ist einmal pro Woche die Buchhaltung unseres Steuerbüros im Hause. Hierbei ist uns natürlich wichtig, dass es eine Schnittstelle von PROAD zu DATEV Pro gibt, damit sämtliche Daten an die DATEV übergeben werden können. Dies funktioniert seit der neuen Version völlig reibungslos. Eine wichtige Erleichterung für uns war, dass neben den Ausgangsrechnungen auch die Eingangsrechnungen übergeben werden können. Für die Zukunft sind wir am Überlegen, ob wir auch noch die kompletten Gemeinkosten in PROAD abbilden wollen. Somit hätten wir alle Kosten auf einen Blick parat und müssten nicht immer das Steuerbüro um eine zeitnahe Auskunft bitten.

Wo sehen Sie den größten Benefit für Ihr Unternehmen?

Den größten Nutzen ziehen wir mit Sicherheit aus der Zeitersparung, die uns PROAD in vielen Bereichen bietet. Die einfache Handhabung und Übersicht (alle Infos auf einen Blick) der Software runden das Ganze noch ab. Besonders hervorheben möchte ich auf jeden Fall noch die einfache Erstellung bzw. Neugestaltung verschiedener Dokumentvorlagen. Es war uns ein Leichtes, die Formulare für unsere Bedürfnisse zu erstellen, zu optimieren und grafisch anzupassen. Einen besonderen Dank möchte ich an dieser Stelle Frau Dörrstein und Herrn Kaufmann aussprechen, die immer sehr schnell reagiert haben und immer ein offenes Ohr für unsere Problemstellungen hatten.

Was würden Sie einem potentiellen Interessenten auf der Suche nach der für Ihn Geeigneten Agentursoftware empfehlen?

Falls man noch in keinem Besitz einer Agentursoftware ist wäre es auf jeden Fall hilfreich eine Bedarfsanalyse zu erstellen. Es muss von Anfang an klar sein, was man alles mit der Software erreichen, optimieren oder auswerten will. Mit diesen Vorgaben kann man gezielt die Anbieter auswählen und dann vergleichen.

Wenn man schon eine Agentursoftware in Verwendung hat, sollte man nicht den Fehler machen, den wir anfänglich gemacht haben: Wir haben die Funktionalität zu sehr mit unserer alten Software verglichen. Jede Anwendung „tickt“ und arbeitet anders – man muss vielleicht einfach nur mal umdenken, um an das gewünschte Ergebnis zu kommen.

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