Wie ich mit hoher Akzeptanz erfolgreich ein ERP-System einführe

Die Einführung einer Software in einem Unternehmen greift stark in bestehende Prozesse ein. Leider wird meiner Erfahrung nach dabei häufig außer Acht gelassen, dass zum Erfolg einer solchen Einführung vor allem die Mitarbeiter beitragen.

Das ganze Projekt steht und fällt mit der Einstellung der Mitarbeiter zu der Einführung der Software. Selbst die perfekte Softwarelösung kann sich nicht im Unternehmen etablieren, wenn die Mitarbeiter sich skeptisch oder negativ gegenüber diesem Projekt zeigen.

Es ist also unabdingbar, dass die Mitarbeiter bereits früh in das Projekt mit eingebunden werden und dass seitens der Projektleitung verstärkt auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern geachtet wird.

Deshalb möchte ich folgend ein paar Punkte aus der Praxis nennen, die den langfristigen Erfolg einer Software-Einführung sicherstellen und die Mitarbeiter motivieren, positiv mit der neuen Situation umzugehen.

Offene Kommunikation im Projekt führt zu Transparenz und Akzeptanz

Der Mensch steht Veränderungen meist skeptisch gegenüber und reagiert oft mit Abweisung auf Neuerungen. Diesen Umstand kann man zwar ignorieren und versuchen, das Projekt trotzdem „durchzudrücken“, aber besser ist jedoch eine offene und ehrliche Kommunikation, die von der Geschäftsleitung und den Mitarbeitern getragen und unterstützt wird.

Eine einfache Maßnahme ist eine Ansprache der Geschäftsleitung zum Projektbeginn, die den Mitarbeitern das Vorhaben zur Implementierung der Software erläutert und die verfolgten Ziele aufzeigt und erklärt.

Weiter sollte in regelmäßigen Abständen über den Stand des Einführungsprojektes informiert werden.

Auswahl der richtigen Projektverantwortlichen

Die Auswahl des richtigen Mitarbeiters ist mithin entscheidend für den Verlauf des Implementierungsprojektes. Die einzelnen Mitarbeiter müssen für das Projekt genügend Zeit eingeräumt bekommen. Außerdem müssen die Projektverantwortlichen über die Prozesse der jeweiligen Bereiche gut informiert sein. Nicht selten habe ich in der Praxis Projektleiter angetroffen, die wenig mit den Prozessen der Software in der Praxis zu tun haben.

Schritt für Schritt zum Erfolg

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern lässt sich zudem mit einer schrittweisen Einführung steigern. So könnte ein ERP-System  im ersten Schritt mit Kernfunktionalitäten starten und im zweiten Schritt werden weitere Bereiche implementiert. So werden die Mitarbeiter nicht überfordert.

Die Ausbildung der Mitarbeiter sollte darüber hinaus kurz vor dem Live-Termin durch Schulungen im Haus erfolgen. Je nach Kapazität, sollte das durch die jeweiligen Team-/Bereichsleiter erfolgen, damit die bereichsspezifischen Workflows bestens in der Schulung berücksichtigt werden können. Die Ausbildung der Bereichsleiter erfolgt zusammen mit dem Projektteam und dem Softwareanbieter („Train the Trainer“ Prinzip)

Grundsätzlich empfiehlt es sich, einen regelmäßigen internen Termin festzulegen, an dem die Mitarbeiter aufgetretene Fragen stellen und sofort beantwortet bekommen. Mit dieser Maßnahme wird langfristig sichergestellt, dass die Mitarbeiter mit dem System zufrieden arbeiten. Zudem werden so Schwachstellen schnell erkannt und es können geeignete Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Neue Mitarbeiter benötigen zu Beginn ihrer Tätigkeit eine Schulung. Dieser fast triviale Punkt wird leider in der Praxis häufig vernachlässigt.

Dies waren nur ein paar wenige Maßnahmen zur Steigerung der Akzeptanz bei den Mitarbeitern gegenüber einer Software-Einführung.

Sicherlich müssen diese Maßnahmen in Relation mit Unternehmensgröße und –strukturen gebracht werden, aber die Miteinbeziehung aller Mitarbeiter in ein solches Projekt ist in allen Fällen für den Erfolg unabdingbar.

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