Die Genauigkeit des internen Stundensatzes

Der interne Stundensatz spielt eine zentrale Rolle im Agentur-Controlling, definieren sich doch über ihn die Gehaltskosten in Zeiterfassungssystemen. In meinen vorherigen Blogeinträgen bin ich immer wieder auf die wichtige Rolle der Zeitkosten eingegangen.

Deshalb möchte ich mich heute in diesem Beitrag der Berechnung und Überprüfung des internen Stundensatzes widmen.

Beginnen wir erst einmal mit der Berechnungsgrundlage.

Unter der Annahme einer Vollzeiterfassung, also der Erfassung von sowohl kundenbezogener als auch unternehmensbezogener Zeiten  sollte sich der interne Stundensatz vereinfacht wie folgt berechnen. Dabei wird davon ausgegangen, dass sowohl Anwesenheits- als auch Abwesenheitsstunden, wie zum Beispiel Urlaubs- und Krankheitszeiten erfasst werden:

Bruttojahresgehaltskosten zuzüglich allen direkt zuordenbaren Nebenkosten
(wie zum Beispiel Kosten für einen Dienstwagen)


(Verfügbare Arbeitstage im Jahr * Tagessoll )

Diese Berechnungsgrundlage erlaubt die exakte kostentechnische Zuordnung jeder Stunde auf die einzelnen Kunden- oder Agenturjobs in der Zeiterfassung und ermöglich damit eine genau Ermittlung von direkten und indirekten Personalkosten. Die Summe aller Stunden aller Mitarbeiter ergeben dann theoretisch die Personalkosten, die man auch aus der Finanzbuchhaltung kennt.

Letztendlich ist der interne Stundensatz aber nichts anderes als ein kalkulatorischer Ansatz, der der Realität nie auf den Cent genau entsprechen kann. Das liegt auch in der Natur der Sache: Die Zeiterfassung unterliegt natürlichen Schwankungen, die nicht zuletzt den unterschiedlichen Auslastungen der Agentur geschuldet ist.

Der ungenaue Faktor in der oben skizzierten Berechnung ist genaugenommen das Tagessoll. Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als angenommen, so kostet er auf die Stunde gesehen weniger und arbeitet er weniger, wird er teurer. Wenn hier falsche Annahmen getroffen werden, können sich über größere Zeiträume große Differenzen zu den tatsächlichen Gehaltskosten ergeben.

Wie kann man diesem Problem am besten begegnen? Indem man den Stundensatz von Anfang an richtig berechnet!

Das Tagessoll eines Mitarbeiters ist eigentlich die falsche Berechnungsgrundlage, um auf die verfügbaren Jahresstunden eines Mitarbeiters zu kommen. In der Agenturrealität wird nicht Dienst nach Vorschrift gemacht, sondern es werden in der Regel kräftig unbezahlte Überstunden geleistet (bezogen auf das Soll laut Arbeitsvertrag). Wenn man eine Zeiterfassung als statistische Grundlage für die vergangenen Jahre hat, kann man daraus sehr einfach durchschnittliche Arbeitszeiten pro Tag ermitteln, die man anstatt des oben in der Formel genannten Tagessolls heranziehen kann.

Setzt man den statistischen Tagesarbeitsdurchschnitt eines Mitarbeiters als Berechnungsgrundlage an, wird man der Realität schon sehr nahe kommen.

Differenzen wird es aber dennoch geben. Diese sollte man – wenn sie nicht zu groß sind – als akzeptabel ansehen. Treten größere Differenzen auf,  sind ggf. nachträgliche Anpassungen von Kosten unausweichlich. Aber auch diese Anpassung ist in modernen ERP-Systemen kein Problem. 

Kommentar schreiben

Bitte füllen Sie alle mit (*) gekennzeichneten Felder aus. Vielen Dank.
« zurück