Warum ist Zeiterfassung so wichtig?

Die Zeiterfassung als Grundlage zur Unternehmenssteuerung sollte in der Agenturlandschaft absoluter Standard sein. Doch treffe ich in der Praxis häufiger als man denkt Agenturen an, die entweder gar keine oder nur rudimentär Zeiten für bestimmte Kunden erfassen, da diese das explizit verlangen.

Grund genug für mich, dieses Thema heute einmal näher in einem Blogbeitrag zu beleuchten.

Agenturen, Werbeabteilungen und sonstige Dienstleistungsunternehmen verkaufen eigentlich „nur“ ihre Zeit. Damit ist die Zeit die kritische Masse und stellt somit das wertvollste und kostbarste Wirtschaftsgut dar.

Schon alleine aus diesem Grunde ist eine kunden- bzw. jobbezogene Zeiterfassung ein absolutes Muss in Dienstleistungsunternehmen. Doch auch für die administrative Zeiterfassung – also agenturbezogene Stunden - gibt es wichtige Gründe, auf die ich später eingehe.

Dabei herrscht (leider) heute immer noch die weitverbreitete Meinung unter Agenturmitarbeitern, dass die Zeiterfassung die Zielsetzung verfolgt, zu überprüfen, ob die jeweiligen Mitarbeiter auch genug arbeiten – also um eine andere Form der Anwesenheitskontrolle, wie man sie von Stechuhrsystemen kennt. Aber darum geht es hier überhaupt nicht: Die Zeiterfassung ermöglicht überhaupt erst, Themen wie Job- und Kundencontrolling oder Kapazitätsplanung sowie zuverlässigen Liefertermine im Unternehmen zu etablieren. Selbst die Wertschöpfung einer Leistung oder Produktes lässt sich damit bemessen.

Eine Erfahrung, die klare Wettbewerbsvorteile im immer härter werdenden Agenturgeschäft schafft.

Doch schauen wir uns die einzelnen Argumente im Folgenden genauer an:

Zeiterfassung dient als Grundlage für die Planung von Arbeitsprozessen in Agenturen. Aufgrund der statistischen Daten aus der Zeiterfassung ist es jederzeit möglich, Aufwandsaussagen für Jobs zu treffen. Aus diesen Daten lassen sich auch verlässliche Liefertermine ableiten und Ressourcen effizient planen. Die Zuverlässigkeit von Lieferterminen bei gleichzeitiger Ressourcenknappheit ist ein immer aktuelles Thema.

Werden Jobs nach Aufwand abgerechnet oder verlangt der Kunde ein Dienstleistungsnachweis von Etats oder pauschalisierten Jobs, so kommt man um eine leistungsbezogene Zeiterfassung nicht herum.

Preislistenverifikationen über die Ermittlung von durchschnittlich erzielten Stundensätzen sind einfach durchführbar.

Zeiterfassung ist die Grundlage für ein effizientes Kunden-, Job- und Bereichscontrolling mittels einer professionellen Agentursoftware. Die Zeiterfassung ermöglicht die Personalkosten als direkte Kosten auf den Kostenträgern. Mit einem Eigenleistungsschlüssel lassen sich Gemeinkosten gerecht auf die Kostenträger verteilen - entsprechend ihrem Ressourcenverbrauch.

Über die administrative Zeiterfassung können „unproduktive“ Zeiten bewerten werden. So sind Zeiten für interne Meetings keine Mysterien mehr und selbst für interne Projekte wie zum Beispiel eine Sommerfest lassen sich die Gesamtkosten (Fremd- und Personalkosten) bewerten

Die Voll-Zeiterfassung von kunden- und agenturbezogenen Stunden erlaubt eine Vollkostenrechnung bis zum Deckungsbeitrag II

Mitarbeiter- und Agenturauslastung und somit Produktivitätsaussagen sind über das Verhältnis von agentur- und kundenbezogenen Zeiten ermittelbar

In dem immer härter werdenden Wettbewerb im Agenturmarkt ist eine Agentur ohne Zeiterfassung meiner Meinung nach nicht langfristig überlebensfähig.

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