Auslastung und Kapazität in Agenturen

Ich werde bei Beratungsprojekten immer wieder auf die Themen Auslastung und Kapazität in Agenturen angesprochen. Grund genug, meinen Blog mit dieser Thematik zu beginnen.

Ist genug Kapazität in der Agentur vorhanden, um den Auftrag anzunehmen? Diese Frage stellt sich beim Pitch nicht wirklich. Gerade in Zeiten, in denen der Wettbewerb immer schärfer wird, ist es höchste Priorität, den Auftrag erst einmal in die Bücher zu bekommen. Dann kann man noch immer weiter sehen.

Wenn man aber gut vorbereitet sein will und vorausschauend planen möchte, dann stellt sich die Gretchenfrage: Ist die Agentur ausgelastet, welche Stunden sind in Zukunft bereits fest verplant?  Wann ist man als Mitarbeiter oder Agentur überhaupt ausgelastet (übrigens: die Wahrnehmung des Mitarbeiters und die Realität sind oft zwei Paar Schuhe)?  Wie steht die Agentur hier im Vergleich zu den anderen Agenturen da? Hier kommt man schnell vom Hundertsten ins Tausendste.

Doch wie ermittele ich diese für die Planung so wichtigen Kennzahlen?

Beginnen wir mit der Bewertung der momentanen Auslastung - diese kann über Zeiterfassungsdaten einfach ermittelt werden: Das Verhältnis von kundenbezogenen zu agenturbezogenen Zeiten. Doch wer glaubt, hier Auslastungswerte von 100% bei Mitarbeiter wiederzufinden, die vermeintlich im höchsten Maße kundenbezogen arbeiten (z.B. der Grafiker), der täuscht sich. Kundenbezogene Zeiten von nahe 100% über längere Zeiträume können nur mit Fehleingaben begründet werden. Denn ein Arbeitstag besteht beispielsweise auch aus Organisationstätigkeiten und Meetings. Um hier ein Benchmark aus der Branche zu geben: Produktivitätswerte (kundenbezogene Zeiten) von 60% bis 75% sind hier eine realistische Bandbreite für Mitarbeiter die weitestgehend im Kundenkontext arbeiten.

Die Auslastung der Agentur ist übrigens auch ein hervorragender Indikator, wie sich die Agentur und das New Business entwickelt.

Aber wie kann man feststellen, welche Stunden in der Agentur bereits fest verplant sind? Hier kommen sehr schnell die Stunden der Budgets der bereits beauftragten Jobs ins Spiel. Auf dieser Grundlage hat man den entscheidenden Überblick über die fest anstehenden Mannstunden (-tage). Als weitere Planungsgröße kann ich dann noch ggf. die zeitliche Planung von Jobs hinzunehmen.

Mit den vorliegenden Informationen steht die beste Entscheidungsgrundlage zur Verfügung, um zu entscheiden, ob neue Aufträge mit bestehendem Personal abbildbar ist oder ob Freelancer hinzugenommen werden müssen.

Kapazität und Auslastung in Agenturen ist ein sehr weites Thema, das ich heute hier nur kurz umrissen habe. In Zukunft werde ich an dieser Stelle diese und natürlich auch andere Themen näher beleuchten. 

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