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Agentursoftware: PROAD Agentur

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Die umfassende Agentursoftware für die gesamte Marketing-Branche: PROAD Agentur erfüllt alle Bedürfnisse von Administration über Kreation zu Kontakt und New Business bis zu Media – warum sollten Sie sich mit weniger zufrieden geben? Dieses Produkt hält, was es verspricht!

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Basis-Pakete

Das erste Basispaket enthält ein komplettes CRM-System zur Verwaltung aller Kontakte, Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Kundenhistorien und Wiedervorlagelisten sorgen dafür, dass jede Aktivität mit Ihren Kontakten verfolgt werden kann. Alle Kontakte können selbst klassifiziert und mit beliebig vielen Merkmalen versehen werden, um diese dann elegant zu selektieren und automatisch suchen zu können.

Die Grundlage jeder integrierten Gesamtlösung – das Herzstück Ihrer Datenbank.
Kombinierbar mit jedem anderen Basispaket und den folgenden Modulen.

  • Dashboard
  • Zeiterfassung & Nummerierung
  • Länder & Währungen
  • Mitarbeiter
  • Benutzerrechte
  • Kontakte
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Leistungsarten
  • Aufgaben
  • Sidebar

Das Basispaket Zeiterfassung enthält zusätzlich zu Basispaket CRM bereits eine Jobverwaltung, um eine vollständige Zeiterfassung auf Leistungen der Agentur nach Standard- oder kunden-spezifischen Stundensätzen vorzunehmen. Alle am Projekt beteiligten Personen werden hier als Jobpartner geführt und sind permanent im Zugriff.

Hier ist das Herzstück neben der Jobverwaltung die vollständig integrierte Zeiterfassung, die es jedem Mitarbeiter und Freelancer erlaubt, nach unterschiedlichen individuell einstellbaren Methoden seine Leistungen dem Kunden und den Jobs zuzuordnen. Ein detailliertes Jobreporting rundet das Thema Transparenz und Kontrolle aller erbrachten Eigenleistungen ab.

Kombinierbar mit jedem anderen Basispaket und den folgenden Modulen.

  • Abwesenheit
  • Zeiterfassung
  • Materialerfassung
  • Reporting Zeiterfassung
  • Jobverwaltung

Das Basispaket Budgetierung & Abrechnung erlaubt es, alle operativen Elemente in einer integrierten Gesamtlösung abzubilden. Zusätzlich zu Basispaket CRM  und Basispaket Zeiterfassung enthält es eine kompette Angebots- und Budgetverwaltung sowie eine vollständige Rechnungslegung. Zusätzlich dazu besteht eine Betriebsbuchhaltung, die alle Fremdkosten in das System integriert und damit für die Abrechnung und das Controlling bereithält.

Hier macht nun auch ein komplettes Unternehmensreporting Sinn. Erlöse, Fremdkosten Income, Personalkosteneinsatz sowie Deckungsbeitrag auf Jobs, Kunden und allen sonst selbst definierbaren Strukturen lassen das Unternehmen auf Knopfdruck steuern.

  • Budgetierung
  • Angebotserstellung
  • Eingangsrechnungen
  • Ausgangsrechnungen
  • Rentabilität
  • Ergebnis-Übersichten

Zusatz-Module

Das Modul Projektmanangement enthält das gesamte Thema Meilensteine, Aufgaben und Termine für Mitarbeiter und Freelancer auf Basis von Projekten und Kunden. Verschiedene Darstellungsformen erlauben es, die vordefinierten Prozesse genau zu verfolgen und bei Bedarf anzupassen. Gantt-Diagramme und Kalender sorgen zusätzlich für Transparenz und Akzeptanz im Einsatz. 

  • Kalender
  • Gruppenkalender
  • Kapazitätsplanung für alle Mitarbeiter
  • Gantt-Diagramme
  • Jobdialog
  • Positionsliste Angebot
  • Aufgabenübersicht
  • Aufgabenmanager
  • Freie Ressource ermitteln

Die Verarbeitung von Fremdkosten in jedweder Form ist bereits im Basispaket „Budgetierung und Abrechnung“ enthalten. Wer die buchhalterischen Aufgaben des Unternehmens noch mehr im eigenen Hause abwickelt, findet hier Zusatztools wie die Verwaltung von Kassen, das elektronische Zahlungswesen SEPA, ein Mahnwesen für offene Forderungen sowie Übersichten für Offene Posten und halbfertige Leistungen.

  • Kassenbuch
  • Zahlungswesen
  • Mahnwesen
  • Offene Posten
  • Report halbfertige Leistungen
  • Offene Kosten

Zusätzlich zu den im Basispaket CRM vorhandenen Stammdaten werden hier alle Interessenten und Kontakte verwaltet, die im New Business Kontext des eigenen Unternehmens eine Rolle spielen sollen. Ziel ist es hier, durch Kampagnien, Aktionen und Wiedervorlagelisten ein Umfeld zu schaffen, dass die Neukundengewinnung massiv unterstützt und fördert.

  • Dialog Interessenten
  • Verkaufslisten
  • Jobdialog-Integration

Für Unternehmen, die einen signifikanten Anteil an Fremdkosten im Rahmen Ihrer Projektgeschäfte bewegen, ist das Modul Bestellwesen integrierbar. Anfragen pro Projekt an Zulieferer, die es erlauben, den Angebotsinhalt des Zulieferers zu verwalten, dienen bei der Bestellung der angefragten Leistung als Grundlage zur Auswahl. Sind die Bestellungen ausgelöst, können die eingehenden Fremd-rechnungen mit den offenen Bestellungen abgeglichen werden und liefern so ein Bild der noch zu erwartenden  Fremdkosten. 

  • Erstellung von Anfragen
  • Erzeugen von Bestellungen
  • Rechnungsprüfung und -freigabe

Dank der selbst definieren Kriterien in dem Ticketsystem ist das Modul zum Bugtracking ideal geeignet. Somit lassen sich hier Arbeitszyklen abbilden, die es ganz klassisch bei Online-Agenturen und IT-Unternehmen gibt. Zusätzlich können Dokumente, Uploads und E-Mails in einem Ticket verarbeitet werden. Das Ticket kann auf Projekten und Kunden verarbeitet werden und landet nach Abarbeitung letztendlich in der Zeiterfassung und in der Abrechnung.

  • Ticket-Dialog
  • Aufgabenübersicht Tickets
  • DMS

Aufbauend auf der Verwaltung von Verlagen und Werbeträgerstammdaten definiert hier das Unternehmen für seine Kunden Einschaltungen in den Werbeträgern. Diese können zu selbst definierbaren Kriterien in den Preislisten verwaltet werden – ob Seitenpreise, mm-Preise, Pixelpreise, Sekundenpreise oder Preise nach Anzahl Clicks – der Anwender definiert sich sein Umfeld selbst. Aufträge an Verlage, Erfassung der Verlagsrechnungen sowie Voraus- und Endabrechnungen an den Kunden gehören hier ebenso dazu wie Kosten- und Streupläne.

  • Media-Schaltungen
  • Sammelrechnungen
  • Streuplan
  • Kostenplan

Für den vereinfachten und schnellen Zugriff auf Ausschnitte des Systems bietet dieses Modul allen browserfähigen mobilen Endgeräten den Zugriff auf Kontakte, Firmen, Aufgaben, Terminen, Jobs und die eigene Zeiterfassung.

  • Login
  • Oberfläche
  • Aufgaben-mobil
  • Zeiterfassung-mobil
  • Kontakte-mobil
  • Jobs

Zusätzlich zu den Standards einer projektbezogenen Abrechnung hat der Anwender hier die Möglichkeit, beliebig viele Projekte in einer Abrechnung zu konsolidieren. Das wird häufig innerhalb von Rahmenverträgen gewünscht, die über viele Projekte abgewickelt werden und dennoch nur eine Rechnung benötigen.

In einer zusätzlichen Erweiterung können hier sogar über vordefinierte Abrechnungsmodalitäten automatisch stichtagsbezogen alle Rechnungen angeboten werden, die automatisiert abzurechnen sind. Gerade für Unternehmen mit periodisierter Abrechnung von Verträgen, Hosting-Leistungen sowie Monatspauschalen ist dieses Tool unentbehrlich.

  • Projektübergreifende Rechnungen
  • Serienrechnung

Zusätzlich zum umfangreichen Controlling-Pool verfügt PROAD über ein integriertes Frühwarnsystem, dass automatisch alle Projekte prüft, inwieweit sie sich noch im vorgesehenen, d.h. budgetierten Rahmen bewegen. Die Budgetkontrolle versendet beim Überschreiten von vordefinierten Budgets im Bereich von Eigen-, Fremd- oder Materialleistungen automatisch Warnmails an den Projektmanager sowie an eine frei zu definierende Liste von Teilnehmern.

Zusätzlich können Vorwarnstufen eingesetzt werden, die z.B. nach 80% der Erreichung des Budgets bereits vorwarnen, um dem Projektmanager zu erlauben, rechtzeitig einzugreifen.

  • Frühwarnsystem
  • Individuelle Vorwarnstufen

Schnittstellen

Im Rahmen einer Synchronisation mit einem CalDav-Server werden PROAD-Termine und PROAD-Aufgaben synchronisiert. Mit PROAD als führendem System ergibt sich für Sie dadurch auch die Möglichkeit, Kapazitäten und Ressourcen in PROAD zu sichten und gleichzeitig in der Außenansicht darzustellen (z.B. Smartphones etc.)

Grundlage der Verarbeitung von E-Mails ist die Anlage und Verwaltung der E-Mail-Konten aller  Mitarbeiter. Hier können Sie beliebig viele E-Mail Konten pro Mitarbeiter verwalten.

E-Mails können unabhängig von Exchange aus allen Postfächern ausgelesen werden, die mit IMAP ansteuerbar sind. Bei der Zuordnung eingehender E-Mails werden die vorselektierten Postfächer ausgelesen und nach unterschiedlichen Kriterien zugeordnet. Jede E-Mail können Sie entweder Firmen (Kunde, Interessent, Lieferant) oder Personen (Kontakte, Mitarbeiter, Freelancer) oder einem Job oder einem Ticket oder einer Aufgabe zuordnen. Die so zugeordneten E-Mails können Sie dann direkt unter der jeweiligen Rubrik aufrufen und bearbeiten.

Generell gilt: Sie nennen uns die Finanzbuchhaltungs-Software, die Sie entweder im Unternehmen oder bei Ihrem Steuerberater im Einsatz haben, und wir sorgen dafür, dass Ihre relevanten Daten aus PROAD in die FiBu-Software exportiert werden.

  • Einstellungen

Im Rahmen einer Synchronisation mit Exchange werden PROAD-Termine und PROAD-Aufgaben synchronisiert. Mit PROAD als führendem System ergibt sich für Sie dadurch auch die Möglichkeit, Kapazitäten und Ressourcen in PROAD zu sichten und gleichzeitig in der Außenansicht darzustellen (z.B. Smartphones etc.).

Zusätzlich ist hier noch ein Kontaktexport an Exchange vorhanden.

PROAD Software verfügt über eine integrierte Outbound-Telefonie Anbindung an SIP Telefonanlagen über die Deutsche Telefon Standard AG. Darüber lassen sich an jeder Stelle, an der in PROAD eine Telefonnummer hinterlegt ist, über das Telefonsymbol die entsprechenden Kontakte anwählen.

Jede weitere Telefonanlage, die über PHP ansteuerbar ist, kann ebenfalls dabei integriert werden.

Die Schnittstelle zur Datenbank des Mediaservice Wasmuth steht Ihnen als Add-on für das Modul PROAD Media Planung und Abwicklung zur Verfügung. Damit haben Sie rund um die Uhr Zugriff auf alle aktuellen Daten und Tarife, die von Mediaservice Wasmuth vorgehalten werden.

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